10 Mitarbeiter, 10 Arbeitsweisen – warum fehlende Standards Steuerkanzleien jeden Tag Zeit und Geld kosten
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Bad Neuenahr-Ahrweiler (ots)
In vielen Steuerkanzleien erledigt jeder Mitarbeiter dieselbe Aufgabe ein wenig anders: eigene Ablagen, unterschiedliche Workflows, individuelle Checklisten und persönliche Routinen. Das funktioniert, solange jeder nur seine eigenen Fälle bearbeitet. Sobald Kollegen vertreten oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden, entstehen jedoch Rückfragen, Doppelarbeit und Fehler.
Wenn zehn Mitarbeiter zehn verschiedene Wege für denselben Vorgang haben, verliert die Kanzlei jeden Tag Zeit, ohne es überhaupt zu bemerken. Wachstum beginnt deshalb nicht mit mehr Personal, sondern mit Prozessen, die für alle funktionieren. Nachfolgend erfahren Sie, an welchen Stellen fehlende Standards Steuerkanzleien besonders viel Zeit und Geld kosten, warum neue Software allein das Problem nicht löst und wie einheitliche Prozesse die Grundlage für Digitalisierung, Automatisierung und weiteres Wachstum schaffen.
Wenn jeder seinen eigenen Weg geht
Fehlende Standards fallen häufig kaum auf, weil die Aufgaben trotzdem erledigt werden. Die Folgen zeigen sich erst, wenn ein anderer Mitarbeiter übernehmen muss. Schon bei der Belegannahme kann jeder Sachbearbeiter seinen Mandanten andere Vorgaben dazu machen, wann und über welchen Kanal sie Unterlagen einreichen sollen.
Bei der Ablage setzt sich das Problem fort. Dokumente liegen im DMS, auf dem Netzlaufwerk oder im persönlichen Outlook-Postfach, Dateinamen folgen individuellen Gewohnheiten. Rückfragen erfolgen per E-Mail, Notizzettel oder Zuruf. Im Vertretungsfall lässt sich deshalb nur schwer erkennen, welche Punkte noch offen sind.
Auch fachliche Abläufe unterscheiden sich. Gleiche Sachverhalte werden mit verschiedenen Konten oder Buchungsschlüsseln erfasst, während beim Jahresabschluss jeder seine eigene Abstimmroutine verfolgt. Manche Abweichungen werden erst bei der Kontrolle oder Betriebsprüfung sichtbar.
Der Zeitverlust bleibt oft unsichtbar
Für uneinheitliche Prozesse gibt es keine Fehlermeldung. Sie kosten bei jedem Vorgang lediglich einige zusätzliche Minuten, die sich über viele Mandate und Mitarbeiter summieren.
Ein wesentlicher Faktor ist die sogenannte Rüstzeit, also die Zeit, die ein Mitarbeiter benötigt, um sich vor der eigentlichen Bearbeitung in einen Fall einzuarbeiten. Wer einen Vorgang übernimmt, muss zunächst verstehen, wie der Kollege gearbeitet hat und wo der aktuelle Stand dokumentiert ist. Noch deutlicher zeigt sich der Aufwand bei der Endkontrolle. Muss der Berufsträger Arbeitsschritte nicht nur prüfen, sondern erneut nachvollziehen oder korrigieren, wird aus der Kontrolle eine zweite Bearbeitung.
Gleichzeitig entstehen Kopfmonopole. Wissen über Mandate und Abläufe liegt bei einzelnen Mitarbeitern statt im Prozess. Bei Urlaub oder Krankheit erschwert das die Vertretung. Verlässt jemand die Kanzlei, kann neben der Arbeitskraft auch wichtiges Wissen verloren gehen.
Ähnlich problematisch ist die Einarbeitung. Lernen neue Mitarbeiter vor allem, indem sie bei Kollegen mitlaufen, übernehmen sie deren individuelle Routinen. So werden auch unnötige Zwischenschritte und Fehler weitergegeben.
Fehlende Standards erschweren die Kalkulation
Ist nicht festgelegt, welche Schritte zu einer Leistung gehören, lässt sich deren tatsächlicher Aufwand kaum zuverlässig bestimmen. Gerade bei Pauschalhonoraren wird das zum Problem: Streut der Aufwand, schwankt auch die Marge.
Für Mandanten entsteht ebenfalls keine einheitliche Zusammenarbeit. Welche Unterlagen benötigt werden, wie Rückfragen erfolgen und wann Informationen vorliegen müssen, hängt vom jeweiligen Sachbearbeiter ab. Der Mandant erlebt damit weniger die Kanzlei als die persönliche Arbeitsweise seines Ansprechpartners.
Software schafft noch keinen Prozess
Neue Programme lösen diese Schwierigkeiten nicht automatisch. Software bildet Prozesse ab, sie erzeugt sie jedoch nicht. Wird ein ungeklärter Ablauf digitalisiert, entsteht im Zweifel lediglich digitales Chaos.
Häufig sind die notwendigen Werkzeuge längst vorhanden. DATEV Unternehmen online, DMS oder digitale Fristenkontrollen werden jedoch unterschiedlich genutzt. Entscheidend ist daher nicht allein die Software, sondern die verbindliche Regel, wie sie eingesetzt wird.
Noch wichtiger wird das beim Einsatz von KI. Arbeiten Mitarbeiter mit demselben System, nutzen aber unterschiedliche Eingaben und Vorgehensweisen, entstehen unterschiedliche Ergebnisse. Ohne Standards kann KI somit die vorhandene Streuung vergrößern, statt die Qualität zu vereinheitlichen.
Ein Vorgang, ein verbindlicher Weg
Der erste Schritt besteht deshalb darin, für wiederkehrende Vorgänge einen gemeinsamen Ablauf festzulegen. Dieser sollte schriftlich dokumentiert, zentral verfügbar und für alle verbindlich sein. Dabei lohnt es sich, zunächst Prozesse mit hoher Frequenz zu betrachten. Ein monatlich wiederkehrender Finanzbuchhaltungsprozess bietet mehr Potenzial als eine seltene Sonderberatung.
Die beste Vorgehensweise muss dabei nicht allein von der Kanzleileitung entwickelt werden. Oft existiert sie bereits im Team. Mitarbeiter, die einen Vorgang besonders effizient bearbeiten, können die Grundlage für einen gemeinsamen Standard liefern.
Zudem sollten Kanzleien in Rollen statt in Personen denken. Für jeden Schritt muss klar sein, wer verantwortlich ist und wie der Vorgang weitergegeben wird. So bleibt der Ablauf auch bestehen, wenn Mitarbeiter fehlen oder wechseln.
Ob die neuen Strukturen funktionieren, lässt sich anhand von Durchlaufzeit, Rückfragenquote und Nacharbeitsquote prüfen. Erst wenn die Prozesse einheitlich funktionieren, folgt die Digitalisierung und anschließend die Automatisierung oder der Einsatz von KI. Denn Technik kann gute Abläufe beschleunigen, aber fehlende Standards kann sie nicht ersetzen.
Über Ken Keiper:
Ken Keiper ist Steuerberater, fachlicher Leiter von Novist®, einem Coaching- und Weiterbildungssystem für Steuerkanzleien, und Inhaber einer eigenen Steuerkanzlei. Als Dozent hielt er bundesweit bereits über 500 Seminare zu Steuerrecht, DATEV und Digitalisierung. Sein Schwerpunkt liegt auf der praxisnahen Weiterentwicklung moderner Kanzleistrukturen. Weitere Informationen unter: https://novist.de/
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