KI in der Steuerkanzlei: Ken Keiper von Novist® erklärt, was heute wirklich funktioniert – und was nicht
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Bad Neuenahr-Ahrweiler (ots)
Viele Steuerkanzleien beschäftigen sich mit künstlicher Intelligenz, bewerten ihr Potenzial jedoch häufig anhand der falschen Werkzeuge. Während allgemeine Anwendungen nicht immer überzeugen, entwickeln sich spezialisierte KI-Lösungen rasant weiter und verändern einzelne Kanzleiprozesse bereits heute. Was künstliche Intelligenz tatsächlich leisten kann, wo ihre Grenzen liegen und warum genau das über die Zukunftsfähigkeit vieler Kanzleien entscheidet, erfahren Sie hier.
Künstliche Intelligenz gilt als eine der wichtigsten technologischen Entwicklungen der vergangenen Jahre – entsprechend hoch sind auch die Erwartungen in der Steuerberatung. Viele Kanzleien sammeln derzeit erste Erfahrungen mit bekannten KI-Anwendungen oder neuen Funktionen ihrer bestehenden Software. Bleiben die erhofften Ergebnisse aus, lautet das Fazit jedoch häufig: Für den Kanzleialltag sei künstliche Intelligenz noch nicht ausgereift. Genau darin liegt jedoch ein entscheidender Denkfehler. Während manche Kanzleien das Thema daraufhin zunächst zurückstellen, integrieren andere spezialisierte KI-Lösungen bereits Schritt für Schritt in ihre Arbeitsabläufe und schaffen sich so einen Wettbewerbsvorteil. „Die größte Gefahr besteht nicht darin, dass eine Kanzlei heute noch nicht jede KI-Lösung einsetzt. Problematisch wird es erst, wenn sie aufgrund einzelner Enttäuschungen die gesamte Entwicklung aus dem Blick verliert“, sagt Ken Keiper von Novist®.
„Der Einstieg in künstliche Intelligenz beginnt nicht mit der Suche nach dem besten Tool, sondern mit der Frage: Wo verlieren wir heute Zeit, Qualität oder Kapazität? Erst wenn diese Antwort feststeht, lässt sich beurteilen, welche Technologie wirklich einen Mehrwert schafft“, erklärt Ken Keiper. Mit dieser Überzeugung begleitet der Steuerberater und fachliche Leiter von Novist® Kanzleien bei ihrer strategischen Weiterentwicklung. Seine Erfahrung reicht von der Finanzverwaltung über die eigene Steuerkanzlei bis hin zur klassischen Steuerberatung. Hinzu kommen mehr als 500 Seminare zu Digitalisierung, Prozessoptimierung und modernen Arbeitsweisen. Heute unterstützt Novist® Steuerkanzleien insbesondere bei der Digitalisierung, der DATEV-Transformation und der strukturierten Integration künstlicher Intelligenz. Im Mittelpunkt steht dabei nicht die Einführung einzelner Technologien. Stattdessen analysiert Novist® zunächst den Status quo einer Kanzlei – von der Mandantenstruktur über das Leistungsportfolio bis hin zu Prozessen und personellen Ressourcen – und entwickelt daraus ein Zielbild für die kommenden Jahre. Denn künstliche Intelligenz entfaltet ihren Nutzen erst dann, wenn sie auf funktionierende Strukturen trifft und gezielt dort eingesetzt wird, wo sie Mitarbeitende tatsächlich entlastet.
Warum viele Kanzleien am Potenzial von KI vorbeischauen
Der KI-Markt entwickelt sich derzeit deutlich schneller, als viele Steuerkanzleien wahrnehmen. Während öffentliche Diskussionen häufig von bekannten Chatbots geprägt werden, entstehen parallel spezialisierte Anwendungen, die gezielt für einzelne Abläufe in der Steuerberatung entwickelt wurden. „Viele setzen ChatGPT inzwischen mit künstlicher Intelligenz gleich. Das ist ungefähr so, als würde man nach einer Probefahrt mit einem Kleinwagen beurteilen, ob die gesamte Automobilbranche leistungsfähig ist. Der KI-Markt ist heute wesentlich vielfältiger, als viele vermuten“, ordnet Ken Keiper ein.
Neben spezialisierten KI-Anwendungen erweitern inzwischen auch etablierte Kanzleisysteme – etwa DATEV – ihre Software kontinuierlich um KI-gestützte Funktionen. Dadurch eröffnen sich Steuerkanzleien je nach Anwendungsfall unterschiedliche Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren. Welche Lösung den größten Mehrwert bietet, hängt jedoch weniger vom Anbieter als von der konkreten Aufgabenstellung und der vorhandenen Systemlandschaft ab. Gerade geschlossene Systeme oder fehlende Schnittstellen können den produktiven Einsatz einzelner Anwendungen erschweren. Deshalb sollte künstliche Intelligenz nie isoliert, sondern immer im Zusammenspiel mit den bestehenden Abläufen und der eingesetzten Kanzleisoftware betrachtet werden.
Wo KI Steuerkanzleien heute bereits spürbar entlastet
Gerade in der Steuerberatung gibt es zahlreiche Aufgaben, die nach festen Regeln ablaufen. Buchungen folgen klaren Mustern, Belege enthalten wiederkehrende Informationen und viele Prüfschritte sind standardisiert. Genau hier entfalten spezialisierte KI-Anwendungen ihren größten Nutzen. Sie analysieren Belege, bereiten Kontierungen vor, führen Plausibilitätsprüfungen durch oder identifizieren auffällige Buchungen. Auch bei Reviews von Finanzbuchhaltungen, der Vorbereitung von Rückstellungen oder der Auswertung großer Datenmengen unterstützen sie bereits heute spürbar.
Die fachliche Verantwortung bleibt dabei jederzeit beim Steuerberater. KI übernimmt zeitintensive Vorarbeiten, filtert relevante Informationen und weist auf Auffälligkeiten hin. „Die spannendste Entwicklung ist nicht, dass KI schneller arbeitet als Menschen. Wirklich interessant wird sie dort, wo sie Routinetätigkeiten übernimmt und Freiräume für Qualitätssicherung, Beratung und die persönliche Begleitung der Mandanten schafft“, sagt Ken Keiper.
Ihr volles Potenzial entfaltet künstliche Intelligenz allerdings erst dann, wenn sie sinnvoll in bestehende Kanzleiprozesse integriert wird. Nur so entstehen spürbare Effizienzgewinne und Freiräume für die Aufgaben, bei denen fachliche Expertise und persönliche Beratung den entscheidenden Unterschied machen.
Die Qualität der Prozesse entscheidet über den Erfolg von KI
Doch so groß die Potenziale künstlicher Intelligenz inzwischen auch sind – sie kann nicht jedes Problem innerhalb einer Steuerkanzlei lösen. Gerade dort, wo Strukturen unklar sind, Verantwortlichkeiten fehlen oder Mandanten nicht zuverlässig mitarbeiten, stößt selbst die leistungsfähigste Technologie an ihre Grenzen. Denn KI arbeitet auf Grundlage vorhandener Daten. Sind diese unvollständig, verspätet oder fehlerhaft, können auch die Ergebnisse nicht überzeugen. Besonders deutlich zeigt sich das in der Zusammenarbeit mit Mandanten: Fehlende Belege, unvollständige Unterlagen oder verspätete Informationen gehören nach wie vor zu den größten Zeitfressern im Kanzleialltag. „Künstliche Intelligenz ersetzt keine funktionierenden Prozesse. Sie macht vielmehr sichtbar, an welchen Stellen Strukturen, Abläufe oder die Zusammenarbeit mit Mandanten verbessert werden müssen“, erklärt Ken Keiper von Novist®.
Genau deshalb gewinnt ein Thema zunehmend an Bedeutung, das viele Kanzleien bislang eher am Rande betrachtet haben: die Qualität ihres Mandantenstamms. Mandanten, die digitale Prozesse mittragen, Unterlagen vollständig bereitstellen und aktiv mitarbeiten, schaffen die Grundlage dafür, dass moderne Technologien ihr Potenzial überhaupt entfalten können. Umgekehrt binden unzuverlässige Mandanten überproportional viele Ressourcen. Erinnerungen, Rückfragen und Fristverlängerungen kosten Zeit – Zeit, die an anderer Stelle für Beratung und wertschöpfende Tätigkeiten fehlt.
Die Bereitschaft zur digitalen Zusammenarbeit entwickelt sich damit zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor. Denn moderne Technologien können ihr Potenzial nur dort entfalten, wo Datenqualität, Prozesse und Zusammenarbeit stimmen.
Warum Prozesse und Rollen wichtiger sind als einzelne Tools
Funktionierende Abläufe allein reichen jedoch nicht aus. Genauso entscheidend ist die Frage, wie Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Kanzlei organisiert sind. Denn erst wenn Rollen klar definiert sind, lässt sich künstliche Intelligenz gezielt dort einsetzen, wo sie den größten Mehrwert schafft. Genau deshalb greift auch die häufig gestellte Frage nach dem „besten KI-Tool“ zu kurz. „Viele Kanzleien suchen nach dem besten KI-Werkzeug. Die entscheidende Frage lautet jedoch: Welche Rolle soll welche Aufgabe künftig übernehmen? Erst dann lässt sich beurteilen, welche Technologie tatsächlich sinnvoll ist“, sagt Ken Keiper.
Genau an diesem Punkt setzt Novist® mit der Ensemble-Kanzlei an – einem eigens entwickelten Organisationsmodell für Steuerkanzleien. Anstatt Mitarbeitende als Generalisten zu betrachten, definiert das Konzept klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Abläufe. Dadurch wird sichtbar, welche Aufgaben automatisiert werden können, wo fachliche Prüfung unverzichtbar bleibt und welche Unterstützung die einzelnen Mitarbeitenden tatsächlich benötigen. Das zeigt sich besonders in der Finanzbuchhaltung: Wer Belege bearbeitet, benötigt andere Unterstützung als jemand, der Finanzbuchhaltungen prüft oder Jahresabschlüsse erstellt. Eine einzige KI-Lösung kann diesen unterschiedlichen Anforderungen deshalb kaum gleichermaßen gerecht werden.
Auf dieser Grundlage wird auch die Integration künstlicher Intelligenz geplant. Statt zunächst nach neuer Software zu suchen, analysiert Novist® gemeinsam mit der Kanzlei Rollen, Verantwortlichkeiten und wirtschaftliche Schwerpunkte. Erst anschließend wird festgelegt, an welchen Stellen künstliche Intelligenz einen echten Mehrwert schafft. So wird Technologie nicht zum Selbstzweck, sondern gezielt dort eingesetzt, wo sie Mitarbeitende sinnvoll entlastet und die Arbeitsabläufe der Kanzlei nachhaltig verbessert.
Warum KI zur strategischen Entscheidung für Steuerkanzleien wird
Künstliche Intelligenz verändert nicht nur einzelne Arbeitsabläufe, sondern zunehmend auch die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen der Steuerberatung. Gerade klassische deklaratorische Leistungen wie Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen sind stark standardisiert und damit besonders gut für Automatisierung geeignet. Die STAX-2024-Auswertung zeigt, dass genau diese Leistungen noch immer zu den wichtigsten Umsatzträgern vieler Kanzleien gehören.
„Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, welche Aufgaben künftig automatisiert werden können. Viel wichtiger ist, wofür Steuerkanzleien die dadurch frei werdenden Kapazitäten nutzen“, sagt Ken Keiper. Genau darin liegt aus seiner Sicht die eigentliche strategische Herausforderung. Wer die gewonnene Zeit gezielt für Beratung, Mandantenbetreuung und hochwertige Leistungen einsetzt, kann seine Kanzlei langfristig stärken. Wer sie dagegen ausschließlich zur Effizienzsteigerung nutzt, schöpft ihr Potenzial nur teilweise aus.
„Künstliche Intelligenz wird die Steuerberatung nicht ersetzen. Erfolgreich werden jedoch jene Kanzleien sein, die neue Technologien gezielt in ihre Strategie integrieren und die frei werdenden Kapazitäten bewusst für hochwertige Beratung und die Weiterentwicklung ihrer Kanzlei nutzen“, fasst Ken Keiper zusammen.
Sie möchten das Potenzial künstlicher Intelligenz für Ihre Steuerkanzlei gezielt nutzen und eine Strategie entwickeln, die zu Ihren Prozessen, Mitarbeitenden und Mandanten passt? Dann melden Sie sich jetzt bei Ken Keiper von Novist® und vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch!
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