E-Mail-Lust statt E-Mail-Frust
München (ots)
'COMPUTERWOCHE fokus Mittelstand' zeigt, was Mitarbeiter in Unternehmen gegen den E-Mail-Stress tun können / Software-gestützte Einsortierung der Mails in Unterverzeichnisse / Anhänge lesen und zusammenfassen lassen / Versandhelfer übernehmen Routinearbeiten
München, 21. Oktober 2004 - Riesige Datei-Anhänge, überflüssige Rückantworten oder zahlreiche Spam-Mails: Statt die Arbeit zu erleichtern und zu beschleunigen, sind E-Mails in Unternehmen inzwischen vielerorts vom Produktivitäts- zum Belastungsfaktor geworden. Wie Anwender der überfüllten digitalen Briefkästen nicht nur durch Spamfilter Herr werden können, berichtet 'COMPUTERWOCHE fokus Mittelstand', das Mittelstandsmagazin der COMPUTERWOCHE, in seiner aktuellen Ausgabe (5/2004).
Um die eingehenden E-Mails einzuordnen und damit gleichzeitig Prioritäten bei der Bearbeitung zu setzen, empfiehlt 'COMPUTERWOCHE fokus Mittelstand' Unterverzeichnisse im Posteingang anzulegen. Viele E-Mail-Clients bieten die Möglichkeit, Nachrichten automatisch nach kurzer Überprüfung von Absender und Betreffzeile in diese zu verschieben und damit gleichzeitig zu priorisieren. Zum Beispiel enthält der Lotus-Notes-Client eine Regelmaschine, die entweder durch sehr einfache Befehle - etwa "von Absender" oder "enthält im Betreff" - oder auch umfangreichere Regeln Nachrichten sortiert oder automatisch löscht.
Ebenfalls hilfreich ist, E-Mail-Texte und Anhänge lesen und zusammenfassen zu lassen. Software wie etwa Cluegle Summaries tut dies mithilfe dynamischer Algorithmen und der Einordnung von Schlüsselwörtern. Allerdings ist hierbei besonders wichtig, dass ein aktueller Virenscanner installiert ist, so 'COMPUTERWOCHE fokus Mittelstand'. Denn: Die E-Mails werden von den Programmen automatisch geöffnet und bearbeitet. Leicht könnten so Viren, Trojaner und Co. aktiviert werden.
Versandhelfer, die dem Nutzer Routinearbeiten abnehmen, sind eine weitere Möglichkeit, Zeit und individuelle Kapazitäten zu sparen. Programme wie beispielsweise der G-Lock Email Processor, kommen etwa dann zum Einsatz, wenn das Konto eines Empfängers kurzzeitig nicht erreichbar ist. Die Software entscheidet von sich aus, ob die Nachricht erneut geschickt werden soll oder welche weiteren Konsequenzen aus der Fehlermeldung zu ziehen sind.
Für Rückfragen: Uwe Küll, Redaktion 'COMPUTERWOCHE fokus Mittelstand', Tel. 089/360 86-344, Fax 089/360 86-109
ots-Originaltext: Computerwoche
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