Jeder vierte Handwerksbetrieb faxt noch – IT-Profi erklärt, welche 5 Schritte den Betrieb schnell digital nach vorn bringen
- Bild-Infos
- Download
Herford (ots)
Faxgerät statt Cloud, Papier statt Prozesse: In deutschen Handwerksbetrieben ist die Digitalisierung oft noch Zukunftsmusik. Laut Bitkom nutzt jeder vierte Betrieb weiterhin das Fax – und nur knapp ein Drittel setzt auf Online-Meetings. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Aufträge. Während Kunden längst digital denken, hängen Betriebe in alten Strukturen fest. Wer jetzt nicht aufwacht, riskiert, den Anschluss an moderne Kundenkommunikation und effiziente Abläufe zu verlieren.
Digitalisierung muss nicht kompliziert oder teuer sein – aber sie braucht klare Schritte und den Mut, anzufangen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche fünf Maßnahmen jedes Handwerksunternehmen sofort umsetzen kann, um produktiver zu arbeiten, und warum Digitalisierung vor allem Freiheit bedeutet, nicht Bürokratie.
1. Sichtbarkeit schaffen: Die Homepage als Fundament
Viele Handwerksbetriebe betrachten ihre Website lediglich als Pflichtaufgabe oder digitale Visitenkarte. Doch eine Seite, die nur existiert, ohne einen klaren Zweck zu erfüllen, bleibt ungenutzt. Eine gut aufgebaute Website sollte klare Aufgaben erfüllen:
Sie kann zum Beispiel Kundenanfragen automatisch erfassen und in einer Übersicht sammeln. Sie kann Bewerbungen erleichtern, indem Fachkräfte sich direkt per Smartphone mit Kontaktdaten, Anschreiben und Lebenslauf bewerben können. Oder sie kann Termine automatisch vergeben, etwa für Beratungsgespräche bei Bauvorhaben. So gewinnt der Betrieb eher neue Aufträge und muss potenziellen Kunden nicht ständig hinterherlaufen.
Selbst kleine Tools können hier schon große Wirkung entfalten. Ein einfacher Chatbot oder eine automatisierte Terminverwaltung entlasten das Büro. Für Betriebe mit einem größeren Vertriebsteam lohnt sich zusätzlich der Einsatz eines CRM-Systems, während kleinere Unternehmen zunächst mit Projektmanagementlösungen – etwa Trello als Übergangslösung oder branchenspezifischen Tools – gut starten können.
2. Posteingang digitalisieren: KI sortiert und filtert
Täglich treffen in Handwerksbetrieben Briefe, E-Mails und Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen ein. Statt sie manuell zu sortieren, lässt sich dieser Prozess vollständig digital abbilden. Moderne Tools können Posteingänge scannen, Inhalte erkennen und automatisch vorsortieren, beispielsweise nach Kunden, Behörden oder Rechnungen.
Ein KI-gestützter Assistent fasst Nachrichten zusammen, kategorisiert sie und leitet sie an die zuständige Person weiter. Auf diese Weise entstehen keine Informationslücken, und die Bearbeitung erfolgt deutlich schneller. E-Mails werden so nicht länger als reine Nachrichten, sondern als Aufgaben verstanden, die sich direkt in digitale Workflows integrieren lassen.
3. Buchhaltung automatisieren: Weniger Aufwand, mehr Transparenz
Die Buchhaltung gehört zu den zeitintensivsten Bereichen im Handwerk. Doch auch hier lassen sich viele Abläufe automatisieren. Digitale Systeme sammeln Belege zentral, erfassen Rechnungen und ermöglichen Zahlungsfreigaben nach dem Vier-Augen-Prinzip.
Die Integration mit DATEV oder anderen Buchhaltungsprogrammen sorgt dafür, dass Daten nahtlos weitergeleitet werden. Durch standardisierte Formate wie PDF oder ZUGFeRD werden Belege automatisch erkannt und verarbeitet. Dadurch entfällt das manuelle Sortieren und Weiterleiten, während gleichzeitig eine klare Übersicht über alle Vorgänge entsteht – von offenen Zahlungen bis zu genehmigten Ausgaben.
4. Digitale Bauakten: Kommunikation zwischen Büro und Baustelle
Noch immer arbeiten viele Betriebe ohne digitale Bauakten. Dabei lassen sich Projekte heute vollständig mit Fotos, Checklisten, Einsatzplänen, Zeit- und Urlaubsverwaltung in einem System digital abbilden.
Ein zentrales Tool ermöglicht es, dass Büro und Baustelle in Echtzeit miteinander kommunizieren. Monteure können vor Ort Zeiten erfassen, Checklisten abhaken und Rückfragen direkt im Projekt stellen. Dadurch werden Missverständnisse vermieden, Abläufe beschleunigt und die Dokumentation verbessert.
5. Standardisierte Prozesse und Controlling: Führen mit Zahlen
Digitalisierung entfaltet ihren vollen Nutzen erst, wenn sie auf klaren Prozessen basiert. Wer seine Abläufe kennt, kann sie digital abbilden, auswerten und verbessern. Dazu gehört, typische Arbeitsabläufe – etwa Kundenanfragen, Angebote oder Aufträge – einmal vollständig zu durchdenken und zu dokumentieren.
Checklisten und definierte Arbeitsschritte sorgen für Verlässlichkeit und machen Fortschritte messbar. In einem zentralen Dashboard lassen sich anschließend Zeiten, Kosten und Margen auswerten. So wird sichtbar, welche Projekte rentabel sind und wo Nachbesserungsbedarf besteht.
Auf dieser Grundlage trifft die Geschäftsführung Entscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern anhand von Zahlen. Digitalisierung bedeutet also nicht, Prozesse zu verkomplizieren – sondern sie so zu gestalten, dass sie funktionieren.
Fazit: Digitalisierung ist kein Selbstzweck
Wer heute digitalisiert, gewinnt Zeit, Übersicht und Handlungsspielraum. Die fünf Schritte – Website, Posteingang, Buchhaltung, Bauakte und Prozessstruktur – bilden das Fundament für einen modernen Handwerksbetrieb.
Am Ende geht es nicht um Technik, sondern um Organisation. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um Arbeit einfacher, klarer und produktiver zu machen. Und genau das ist die Chance: weg vom Fax, hin zu einer Arbeitsweise, die Zukunft möglich macht.
Über Matthias Niehaus:
Matthias Niehaus ist Gründer und Geschäftsführer der Matthias Niehaus GmbH, die sich auf praxisnahe Digitalisierungslösungen für Handwerksbetriebe spezialisiert hat. Mit seiner eigenen Erfahrung als Handwerksunternehmer hilft er Betrieben, ihre Prozesse zu automatisieren – von der schnelleren Angebotserstellung über einfache Projektverwaltung bis zur automatisierten Buchhaltung. Statt Theorie bietet er funktionierende Systeme, die Betriebe entlasten, das Wachstum fördern und Freiräume schaffen. So unterstützt er Handwerker dabei, echte Unternehmer zu werden. Mehr Informationen unter: https://matthias-niehaus.de/
Pressekontakt:
Matthias Niehaus GmbH
Eimterstraße 125
32049 Herford
Pressekontakt:
Ruben Schäfer
E-Mail: redaktion@dcfverlag.de
Original-Content von: Matthias Niehaus GmbH, übermittelt durch news aktuell