Haufe Formular-Manager: Dokumente beliebig oft bearbeiten, speichern und versenden
Freiburg (ots)
Papierformulare kosten Unternehmen wertvolle Arbeitszeit und somit bares Geld. Wie die Untersuchung eines amerikanischen Marktforschungsunternehmens ergab, braucht ein Sachbearbeiter allein für die Organisation einer klassischen Papierablage von knapp 300 Seiten gut viermal länger als wenn er diese digital bearbeiten könnte.
Selbst im digitalen Zeitalter greifen immer noch viele Firmen auf die altbewährten Formblätter zurück. So vor allem bei klassischen Verwaltungsaufgaben: Ob Meldungen zur Sozialversicherung, Reisekostenabrechnungen, Entgeltbescheinigungen oder Formulare für Altersteilzeit: Die altmodische Papierform ist angesagt. Mitunter liegen die Formulare zwar bereits digital vor, müssen aber dennoch handschriftlich ausgefüllt werden, da keine Funktionalitäten hinterlegt sind.
Kurioserweise, so lautet das Ergebnis einer aktuellen Studie Hamburger Unternehmensberater, führen 68 Prozent der Unternehmen und Behörden dieses zeitraubende und ineffiziente Prozedere auf "Geldmangel" zurück, da sie sich finanziell außerstande sehen, die für eine Digitalisierung notwendige Software anzuschaffen. Sie verkennen dabei allerdings zum einen das hohe Einsparpotenzial derartiger Lösungen und überschätzen die Investitionskosten.
So bietet Haufe jetzt mit seinem völlig neuen Formular-Manager exklusiv ein kostengünstiges Tool an, mit dem die Mitarbeiter Formulare direkt am PC ausfüllen, abspeichern und beliebig oft weiterbearbeiten können:
- Die Speicherung gewährleistet, dass immer wiederkehrende firmen- oder mitarbeiterspezifische Daten nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen
- Die Vordrucke lassen sich in das PDF-Format exportieren und somit übersichtlich archivieren oder via E-Mail versenden
- ein Ausdruck dieser Formulare ist ausgefüllt aber auch blanko möglich
- in den Formularen sind Berechnungsformeln hinterlegt. So sind schnelle und korrekte Ergebnisse garantiert.
Der Clou: das neue Tool ist in der aktuellen Version von Haufe BAT Office bereits enthalten. Denn gerade im Personalbereich des öffentlichen Dienstes haben es die Mitarbeiter tagtäglich mit einer Fülle an Formularen zu tun.
So bietet der Formular-Manager eine erstklassige Ergänzung zu dem umfangreichen Portfolio an Fachinformationen, Arbeitshilfen, Gesetzen und Entscheidungen im Bereich BAT-Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerecht. Alle diese Bereiche sind intelligent miteinander verlinkt; Verweise lassen sich somit einfach per Mausklick aufrufen.
Der Haufe Formular-Manager startet automatisch, sobald der Anwender ein Formular anklickt, das Felder zum Ausfüllen enthält. Überaus wichtig für Unternehmen und Behörden ist dabei die Rechtssicherheit der Formulare, die durch die Haufe-Qualität immer gewährleistet ist. Ändert sich zudem ein Formular, kümmert sich die Haufe-Fachredaktion um die unverzügliche Aktualisierung. So ist man stets auf der sicheren Seite. Denn eines ist klar: die Fülle an Formularen wird auch im kommenden Jahr stetig wachsen und der Aktualisierungsbedarf aufgrund zahlreicher gesetzlicher Änderungen zunehmen. So sind für das neue Jahr z.B. zu berücksichtigen: komplett neue Lohnsteuerwerte (Senkung des Eingangssteuer- und Spitzensteuersatzes), Absenkung des Versorgungsfreibetrags, Änderungen bei der betrieblichen Altersversorgung, zusätzlicher Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung und vieles mehr. Somit ein immenser Bearbeitungsaufwand, der sich durch den Formular-Manager erheblich reduzieren lässt und der somit Prozesse verbessert und beschleunigt.
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