14.09.2023 – 08:00

Teams harmonisieren und inspirieren durch Workation

Mobiles Arbeiten hat in der COVID-Pandemie einen gewaltigen Schub erlebt. Zu den unterschiedlichen Formen mobiler Arbeitsgestaltung gehören mittlerweile auch so genannte Workations. Dies sowohl in individueller Ausprägung als auch im Hinblick auf ein temporär durchgeführtes, gemeinsames Arbeits-Zeitfenster außerhalb der Firma.

Das Schachtelwort "Workation" setzt sich aus den beiden englischen Begriffen "work" und "vacation" zusammen und drückt die aktive Kombination von Arbeit und Urlaub aus. In der Praxis versteht man unter Workation, dass der Arbeitsort an einen "schönen" Ort bzw. einen Urlaubsort verlegt wird. Eines ist klar: Workation ist kein Urlaub!

Die richtige Ausstattung für erfolgreiches Arbeiten

Damit zielführend gearbeitet werden kann, ist die passende Raum- und Technik-Ausstattung unabdingbar. Ideal ist es, wenn auch das Servicekonzept des ausgesuchten Hotels Erlebnischarakter hat. Vor der Anreise sollte geklärt werden, welche Ausstattung für die Remote Arbeit benötigt wird. Reichen leistungsstarke Notebooks aus oder sind auch große Monitore, Scanner und Drucker erforderlich? Was muss mitgenommen werden, was kann vor Ort hinzugemietet werden? Von einer schnellen und stabilen Internetverbindung hängt ein Großteil des Erfolges ab. Ebenso wichtig: Eignet sich das WLAN für Videokonferenzen sowie für Daten-Downloads und -Uploads? Und ganz ideal ist es, wenn auf den Arbeitsgeräten VPN-Programme und andere IT-Security-Maßnahmen aktiviert sind. Denn nur dann sind alle Geschäftsdaten sicher!

Unter den vielen Empfehlungen, die man im Internet zur Organisation einer erfolgreichen Workation-Woche findet, gehört auch das Augenmerk auf ergonomische Stühle und gute Arbeitsplätze. Und auf die gewünschte "reine Arbeitszeit". Dazu sollten klare Vereinbarungen getroffen werden.

Gedanken von Branchenexperten

Der in der Branche bekannte Hotelier Marco Nussbaum hat sich zu dem Thema grundsätzliche Gedanken gemacht. Wie sieht die Kombination aus Aufenthalt an einem schönen Ort UND strukturiertem Arbeitstag eigentlich aus? Inwiefern ergeben sich Möglichkeiten für darauf ausgerichtete Beherbergungskonzepte durch die Hotellerie?

Nussbaum erklärt, dass Workation in der generellen Wahrnehmung bedeutet, das Home-Office beispielsweise für einige Monate nach Portugal zu verlegen, um mit komplettem Tapetenwechsel neben der Arbeit neue Eindrücke zu sammeln. Ziel für die meisten Menschen ist es, die Life-/Work-Balance zu steigern. Sozusagen als ein durch Meetings, To-Do's und Projektziele verdünntes Sabbatical.

Teambuilding, strukturiertes Arbeiten und Employer-Branding in einem Format

Ebenso gilt als Workation aber auch für viele die Verlegung eines kompletten Teams raus aus der örtlichen Routine, zum Beispiel mit einem mehrtägigen Ideen-Workshop, der gleichzeitig auch das Kennenlernen und Teambuilding fördern kann.

Das hält Marco Nussbaum, besonders in Zeiten der Distanz- und Remote-Arbeit, für einen besonderen Effekt, der noch getoppt wird durch das Thema "Employer Branding" und der damit verbundenen Attraktivitäts-Steigerung als Arbeitgeber.

"Ich stelle mir vor, dass es einen echten Mehrwert darstellen könnte, in der Ferienzeit das Einbeziehen der Familie zu ermöglichen, bzw. zu unterstützen. In unserem Boutique Hotel Waldwiese in Hohwacht könnte das beispielsweise so aussehen: Meeting einer Abteilung in unserem Konferenzraum unter Reet, während Partnerinnen, Partner und Kinder Strand und Umgebung erkunden. Vielleicht etwas Wellness, etwas Sport und ab nachmittags dann gemeinsames Programm oder Zeit zur freien Verfügung. Das kann den Urlaub mit Partner und Familie nicht ersetzen - aber neu ergänzen. Oftmals ist es für berufstätige Eltern schwierig, die Zeit der Sommerferien mit der Betreuung zu organisieren."

Als Unternehmer aus Leidenschaft, der schon seit über 30 Jahren in der Hotelbranche zu Hause ist, nennt er einen weiteren positiven Effekt: "Nur ein Elternteil braucht für einige Tage Urlaub nehmen, für den anderen Teil gilt es als eventorientierte Arbeitszeit. Es wird gemeinsam Zeit verbracht, die Bindung an den Arbeitgeber steigt, das Team rückt zusammen."

Im VDVO-Vorstandsvorsitzenden und MICE DESK-Betreiber Bernd Fritzges hat Nussbaum offenbar einen congenialen Partner für sein Denken gefunden. Das Unternehmen MICE DESK ist in weniger als einem Jahr von Null auf über 20 Mitarbeiter gestartet und übernimmt in Zeiten grassierenden Personalmangels für Tagungshotels das komplette Management von Tagungsanfragen. Das führt für die angeschlossenen Hotels zu stark verbesserter Markt-Performance und damit zu höheren Umsätzen und sichert für die Nachfrageseite eine schnelle und kompetente Performance. In dem Unternehmen mit Sitz in Leipzig wird neben einer klassischen Büro-Organisation auch stark remote gearbeitet.

Die Case Study: WORKation in Hohwacht

Fritzges hat bei Mitarbeitergesprächen in seinem noch jungen Team schnell erkannt, dass man durch das überwiegende Remote-Arbeiten für mehr informellen und persönlichen Austausch sorgen muss. Ein intelligent geplantes Workation-Modell schien ihm dafür die größte Wirkung zu versprechen. Da die gesamte Unternehmens-Strategie bei MICE DESK auf Innovation und Bindung qualifizierter Mitarbeiter ausgelegt ist, hat er dann konsequenterweise zunächst für zehn seiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, teilweise mit Partner, Kleinkind und Hund, von Sonntag bis Donnerstagabend eine ganz besondere Arbeitswoche in Hohwacht an der Ostsee organisiert.

Ja, es wurde gearbeitet, und zwar zu den normalen Arbeitszeiten. Der Frühstücksraum verwandelte sich im Anschluss zum Büro auf Zeit, der Meetingraum im Dachgeschoss eines der Reetdachhäuser wurde mitgenutzt und zeitweise sogar die Suite von CFO Tobias Feickert. Das Team von POLY Hohwacht hatte für die Workation-Tage von MICE DESK nicht nur die Infrastruktur eingerichtet, sondern pünktlich zur Ankunft auch die Internetgeschwindigkeit aufgerüstet. Damit hat POLY Hohwacht sein Boutique Hotel Waldwiese bei voller Bandbreite auch für vollständig remote arbeitende Teams aufgestellt.

Der ideale Ort ist wichtig

POLY Hohwacht ist eine Chance, loszulassen und den Alltag zu vergessen. In der Natur sein, abgeschieden, frei. Wer dorthin kommt, will frische Luft atmen und Freiraum genießen. Genau das wird hier geboten. Ein Aufenthalt an der Ostseeküste, an dem wunderschönen Ort Hohwacht, mit einem gewissen Komfort. Denn es ist nun einmal so, wir alle haben einen realen Bedarf an Natur. Wir sind zunehmend städtisch und brauchen besondere, naturnahe und schlichte Erlebnisse, wollen aber unseren Komfort dabei nicht missen.

Bernd Fritzges beschreibt POLY Hohwacht als neu, modern und zeitgemäß. "Die Räume inklusive Fitnessraum, Sauna und Meetingraum bieten bei einer exklusiven Buchung, wie wir es getan haben, den idealen Rahmen für eine Workation oder ein Team-Retreat. POLY Hohwacht ist darauf ausgerichtet, dass man als Selbstversorger sehr gut klarkommt und trotzdem war das Team von POLY-Hohwacht immer an unserer Seite. Marco Nussbaum hatte uns extra auch sein Technik-Team an die Seite gestellt."

Den Erfahrungsaustausch mit Hotelier Marco Nussbaum (unabhängig in welcher Branche man tätig ist), beschreibt Fritzges als riesigen Mehrwert. Dies wohl auch, weil Nussbaum als Vor- und Querdenker in der Hotellerie versteht, was ein Dienstleistungsversprechen bedeutet und es vor allem auch lebt. Fritzges: "Die Technik hängt zum Start? Sofort kommt der Chef persönlich mit Technik-Team, Kuchen für die Kollegen und löst ein Problem!"

Exklusivnutzung des Hotels bietet zahlreiche Zusatzvorteile

Als unschätzbarer Vorteil erwies sich die Exklusivnutzung des Hotels, wobei die korrespondierende Größe des Boutique Style artigen Hauses natürlich eine entscheidende Rolle spielte. Daher konnte das Team auch die Küche exklusiv nutzen: Der Koch wurde nach Hause geschickt und man hat sich teambildend in Eigenregie bekocht. Dass trotzdem in unterschiedlichen Zusammensetzungen auch Restaurantbesuche eingebaut waren, gehörte zur angestrebten Komplexität des Gesamterlebnisses.

Am Dienstag der Workation-Woche hatte Bernd Fritzges nämlich auch noch eine Pharma-Kodex-Fortbildung gegeben mit abschließender Gruppen-Prüfung. Die Remote-Mitarbeiter wurden im Meetingraum dazu geschaltet. Fazit: Prüfung bestanden. Und das ist gar nicht so einfach, wie man weiß!

Am Donnerstagabend lud dann Hotelier Marco Nussbaum alle Kollegen in sein separates Café ein zum Erfahrungsaustausch. Bernd Fritzges war an diesem Tag nicht mehr dabei, da er tagsüber im VDVO-Mandat mit Tobias Feickert nach Berlin zur AG Tourismus unter Leitung von Anja Karliczek der CDU/CSU Fraktion gefahren ist.

Fritzges erklärt in einem ersten, hoch zufriedenen Resümee: "Es gab bewusst keine klassischen "Team-Building" Aktivitäten, da es kein Team-Event war. Trotzdem haben wir das Thema "Workation" etwas anders interpretiert, da das spezielle Ziel in unserem Falle auch war, dass sich die Kollegen besser kennenlernen, da wir dezentral arbeiten. Ich tausche ab sofort zwei Team-Events gegen eine Woche Workation in der Art, wie wir es gemacht haben."

Wie haben die Mitarbeitenden die Zeit erlebt?

Evelyn Ebner fasst zusammen: "Die Workation in Hohwacht habe ich als sehr wertvoll empfunden, vor allem weil das Team die Möglichkeit hatte, sich wirklich kennenzulernen und gemeinsam zu arbeiten. Themen, die sonst einen Teams-Call oder Anruf notwendig gemacht hätten, wurden auf kurzem Dienstweg direkt besprochen, Erfahrungen wie auch Tipps und Tricks ausgetauscht. Dadurch ist das Team noch enger zusammengerückt! Dazu hat auch die tolle Atmosphäre im Boutique Hotel Waldwiese in Hohwacht beigetragen. Wir waren hier komplett unter uns und konnten wirklich Arbeit und Vergnügen kombinieren."

Für Silvana Lorenz fiel das Fazit folgendermaßen aus: "Arbeiten, wo andere Urlaub machen und Urlaub direkt vor der Haustür. Eine Woche Workation an der Ostsee mit den Kollegen ist vorbei und nun geht es zurück an den Schreibtisch im Homeoffice. In Hohwacht hatten wir die Möglichkeit, uns besser kennenzulernen, auszutauschen und die Dynamik eines tollen Teams zu spüren. Kurze Wege haben der Kommunikation einen anderen Wert gegeben und auch nach der Arbeit brach der Austausch nicht ab. Das Boutique Hotel Waldwiese ist ein toller Ort zum Abschalten, ein wunderschöner Garten macht die durchdachte Ausstattung komplett. Auch als Arbeitsplatz war es sehr gut und der kurze Weg zum Strand hat die Vorfreude auf den Feierabend gesteigert. Ich bin sehr froh, Teil dieses Projektes gewesen zu sein und wäre immer wieder dabei."

Ivana Tell war ebenfalls begeistert: "Viel zu schnell ging unsere Workation in Hohwacht zu Ende und ich kann sagen: es hat mir SEHR gut gefallen und ich freue mich auf (hoffentlich) eine nächste Workation irgendwann! Es war eine wirklich schöne Abwechslung zum Home-Office, denn statt Teams-Anrufen, konnten wir eine Woche gemeinsam im Büro sitzen und uns austauschen. Dadurch hatten wir die Möglichkeit, uns besser kennen zu lernen und unser Team weiter zusammenwachsen zu lassen. In unserer Unterkunft im Boutique Hotel Waldwiese konnte man nach dem Feierabend gut entspannen, da die Zimmer und der Außenbereich wirklich schön sind und der Weg zum Strand nicht weit ist. Das ganze Ambiente der Unterkunft und des kleinen Ortes Hohwacht ist absolut traumhaft, so dass bei mir trotz Arbeit schnell Urlaubsgefühle aufgekommen sind. Vielen Dank für diese schöne Woche!"

Pressekontakt:

Anja Pfenning | anp@micedesk.de | Tel: +49 (0) 341 238 210 97

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