E-Mail-Rechnungen: Ohne digitale Signatur sind sie wertlos
München (ots)
Probleme mit dem Finanzamt drohen / ComputerPartner rät, Rechnungen per E-Mail nur als Anhang und mit elektronischer Unterschrift zu versenden oder bei der herkömmlichen, schriftlichen Rechnung zu bleiben
München, 24. Juni 2004 - Immer mehr Unternehmen und Privatpersonen handeln über das Internet und verschicken ihre Rechnungen auch per E- Mail. Hierbei müssen allerdings einige Regeln beachtet werden, da sonst die Rechnung nicht als ordnungsgemäß gilt. Darauf verweist Rechtsanwalt Johannes Richard in einem Beitrag in der aktuellen Ausgabe der Handelszeitschrift ComputerPartner (26/2004, EVT: 24. Juni). Um sich juristisch abzusichern und Schwierigkeiten zu vermeiden, rät ComputerPartner deshalb, nur Rechnungen mit digitaler Signatur und als Attachement zu übersenden oder, wenn etwa technische Voraussetzungen fehlen, weiterhin herkömmliche, schriftliche Rechnungen auszustellen. Denn: Wer als Kunde eine ordnungswidrige Rechnung erhält, muss sie nicht bezahlen - was für den Rechnungsschreibenden erhebliche finanzielle Folgen nach sich ziehen kann.
Im Gegensatz zu schriftlichen Rechnungen gelten elektronische Rechnungen nicht ohne weiteres als Urkunde, so Richard in ComputerPartner. Zwar können Betriebsprüfer nicht immer erkennen, ob die vorliegende Rechnung zunächst per E-Mail versandt und anschließend ausgedruckt wurde. Wenn sie jedoch feststellen, dass es sich um eine E-Mail-Forderung handelt, wird die Rechnung nicht anerkannt, ergab eine Nachfrage bei der Oberfinanzdirektion Rostock. Das lässt sich aber kaum vermeiden, da in der Regel Angaben zum Absender, Empfänger und eine Betreffzeile die E-Mail-Form verraten. Wesentlich schwerer ist die E-Mail-Rechnung als solche zu erkennen, wenn der Rechnungssteller die Forderung als Anhang einer E-Mail, etwa als pdf-Datei, versendet.
Außerdem wird eine per E-Mail übermittelte Rechnung vom Finanzamt nur dann als Urkunde anerkannt, wenn sie eine digitale Signatur nach dem Signaturgesetz enthält. "Dies ist bei den heutzutage verschickten E-Mail-Rechnungen regelmäßig nicht der Fall", so Richard.
Für Rückfragen: Marzena Fiok, Redaktion ComputerPartner, Tel. 089/ 360 08-361, Fax 089/ 360 86-389
ComputerPartner, die Handelszeitschrift für Informationstechnologie, Telekommunikation und Consumer Electronics, ist eine Publikation der IDG Business Verlag GmbH in München, einer Tochtergesellschaft des weltweit größten Fachverlages für IT-Informationen, der International Data Group (IDG) in Boston, Massachusetts, USA
ots-Originaltext: ComputerPartner
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