Digitalisierung im Handwerk: Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH verrät, warum viele Betriebe zu spät handeln
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Solingen (ots)
Volle Auftragsbücher, zufriedene Kunden und ein eingespieltes Team – viele Handwerksbetriebe wirken nach außen erfolgreich. Hinter den Kulissen sieht der Alltag jedoch oft anders aus: Der Inhaber koordiniert jede Kleinigkeit selbst, wichtige Informationen gehen verloren und der Druck wächst von Woche zu Woche. Irgendwann hängt der gesamte Betrieb an einer einzigen Person. Warum geraten ausgerechnet gut laufende Unternehmen immer häufiger an ihre Grenzen – und wie lassen sich diese Engpässe nachhaltig lösen?
Eigentlich läuft das Geschäft. Die Auftragslage stimmt und neue Projekte kommen hinzu. Trotzdem haben viele Handwerksunternehmer das Gefühl, ständig nur noch auf Probleme zu reagieren. Angebote warten auf Freigaben, Termine müssen kurzfristig verschoben werden, Mitarbeiter haben Rückfragen und Kunden erwarten schnelle Antworten. Statt den Betrieb aktiv zu steuern, bestimmen immer häufiger ungeplante Aufgaben den Arbeitsalltag. Der Grund dafür liegt oft nicht in fehlenden Aufträgen oder mangelnder Fachkompetenz, sondern in den internen Abläufen. Wichtige Informationen verteilen sich auf Telefonate, WhatsApp-Nachrichten, E-Mails, Notizzettel und einzelne Köpfe. Fast jede Entscheidung landet schließlich wieder beim Chef. Was zunächst nach Kontrolle aussieht, entwickelt sich mit der Zeit jedoch zum größten Wachstumshemmnis des Unternehmens: Der Unternehmer wird zum Flaschenhals. Für strategische Entscheidungen bleibt kaum noch Zeit. „Der schlimmste Punkt ist erreicht, wenn der Unternehmer morgens als Erster beginnt und abends als Letzter geht – und trotzdem das Gefühl hat, seinem Betrieb ständig hinterherzulaufen“, erklärt Liborio Manciavillano, Geschäftsführer der HWS Handwerks-Schmiede GmbH.
„Umso wichtiger ist es, den Betrieb so zu organisieren, dass wiederkehrende Abläufe verlässlich funktionieren und nicht mehr jede Entscheidung beim Inhaber landet“, betont Liborio Manciavillano. Genau hier setzt er die Arbeit der HWS Handwerks-Schmiede GmbH an. Dabei kennt Liborio Manciavillano die täglichen Engpässe im Handwerk auch aus eigener unternehmerischer Erfahrung: Bereits 2013 gründete er selbst einen Handwerksbetrieb und erlebte, wie schnell ein Unternehmen vom Inhaber abhängig wird, wenn klare Abläufe fehlen. Heute begleitet er mittelständische Handwerksbetriebe dabei, genau diese Abhängigkeit Schritt für Schritt aufzulösen. Im Mittelpunkt steht dabei ein zwölfmonatiges Begleitprogramm, in dem gemeinsam praxistaugliche Strukturen entwickelt, Verantwortlichkeiten definiert und digitale Prozesse dort eingeführt werden, wo sie den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern. Ziel ist es, den Betrieb verlässlicher zu organisieren und dem Unternehmer wieder Freiräume für Führung und Weiterentwicklung zu schaffen. Seine Erfahrungen aus der eigenen unternehmerischen Praxis hat Liborio Manciavillano außerdem im Buch „Selbst, aber nicht mehr ständig – Warum Unternehmer im Handwerk anders denken müssen“ zusammengefasst.
Warum viele Betriebe an alten Abläufen festhalten
Viele Handwerksunternehmer arbeiten seit Jahren nach denselben Abläufen. Das ist kein Zufall – schließlich hat dieses System lange funktioniert. Solange der Betrieb überschaubar war, konnte der Inhaber jede Entscheidung selbst treffen, jede Baustelle im Blick behalten und Probleme kurzfristig lösen. Mit zunehmender Auslastung stößt dieses Modell jedoch immer häufiger an seine Grenzen.
Die Zahl der Kunden wächst, Projekte werden komplexer und neue Mitarbeiter kommen hinzu. Die Organisation bleibt jedoch oft dieselbe. Informationen werden weiterhin mündlich weitergegeben, Angebote unter Zeitdruck erstellt und wichtige Absprachen über Telefonate, WhatsApp-Nachrichten oder Notizzettel getroffen. Was zunächst wie kleine Unstimmigkeiten wirkt, entwickelt sich nach und nach zu einem organisatorischen Dauerproblem. Immer häufiger muss der Unternehmer selbst eingreifen, Rückfragen beantworten und Entscheidungen treffen. Hinzu kommt, dass sich auch die Erwartungen von Kunden und Mitarbeitern verändert haben. Während sich Kunden schnelle Rückmeldungen, transparente Kommunikation und verlässliche Abläufe wünschen, erwarten Fachkräfte moderne Arbeitsbedingungen und klare Strukturen. Betriebe, die weiterhin improvisieren, geraten dadurch zunehmend unter Druck.
Die Praxis zeigt jedoch immer wieder: „Solange der Betrieb vermeintlich läuft, sehen die meisten Unternehmer keinen Anlass, etwas zu verändern“, berichtet Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH. „Dabei wäre genau dann der richtige Zeitpunkt, Strukturen aufzubauen.“ Wer notwendige Veränderungen zu lange aufschiebt, riskiert nicht nur mehr Stress im Alltag. Mit jedem weiteren Provisorium wächst die Abhängigkeit vom Inhaber. Immer mehr Entscheidungen landen auf seinem Schreibtisch, während die Zeit für Führung, Weiterentwicklung und strategische Aufgaben verloren geht. Nicht mangelnde Fachkompetenz wird dann zum eigentlichen Problem, sondern ein Betrieb, der ohne den Unternehmer kaum noch funktioniert.
Digitalisierung beginnt nicht mit Software, sondern mit klaren Abläufen
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht, welche Software ein Handwerksbetrieb benötigt. Entscheidend ist vielmehr, wie sich wiederkehrende Abläufe so organisieren lassen, dass Informationen zuverlässig fließen und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind. Genau hier setzt die Digitalisierung an – nicht als Techniklösung, sondern als strukturierter Ansatz, um bestehende Prozesse transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Digitale Werkzeuge entfalten ihren Nutzen allerdings erst, wenn festgelegt wurde, wie Anfragen bearbeitet, Angebote erstellt, Aufgaben verteilt und Informationen dokumentiert werden. Sind diese Abläufe klar definiert, greifen alle Beteiligten auf denselben Wissensstand zu. Kundenanfragen werden nachvollziehbar bearbeitet, Angebote konsequent nachverfolgt und offene Aufgaben transparent dokumentiert. So entsteht Schritt für Schritt ein verlässliches System, das Fehler reduziert, Abstimmungen erleichtert und für mehr Übersicht im gesamten Betrieb sorgt.
„Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie schafft die Strukturen, die ein Unternehmen braucht, damit Abläufe zuverlässig funktionieren und Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt werden kann“, betont Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH.
Wie digitale Prozesse den Unternehmer im Alltag entlasten
Sind klare Strukturen erst einmal etabliert und digitale Prozesse sinnvoll in den Arbeitsalltag integriert, zeigen sich ihre Auswirkungen schnell. Mitarbeiter wissen, welche Informationen sie benötigen, Aufgaben werden nachvollziehbar übergeben und viele Rückfragen entstehen gar nicht erst. Entscheidungen können dort getroffen werden, wo sie hingehören, statt automatisch beim Inhaber zu landen. „Die Digitalisierung soll den Unternehmer nicht beschäftigen, sondern entlasten. Erst wenn der Betrieb auch ohne die ständige Anwesenheit des Inhabers zuverlässig funktioniert, entsteht der Freiraum, den viele Unternehmer seit Jahren vermissen“, sagt Liborio Manciavillano.
Die eigentliche Veränderung geht jedoch weit über effizientere Abläufe hinaus. Der Unternehmer gewinnt die Möglichkeit zurück, sich wieder den Aufgaben zu widmen, die seinen Betrieb langfristig voranbringen: Mitarbeiter führen, Kundenbeziehungen ausbauen, neue Geschäftschancen erkennen und das Unternehmen strategisch weiterentwickeln. Aus einem Betrieb, der auf den täglichen Einsatz seines Inhabers angewiesen ist, wird Schritt für Schritt ein Unternehmen, das eigenständiger arbeitet und nachhaltig wachsen kann.
Warum klare Strukturen auch nach außen den Unterschied machen
Die Vorteile klarer Abläufe enden jedoch nicht im eigenen Betrieb. Was intern für mehr Struktur und Verlässlichkeit sorgt, wird auch nach außen sichtbar. Kunden und potenzielle Mitarbeiter möchten heute schon vor dem ersten persönlichen Kontakt wissen, wie ein Unternehmen arbeitet und ob es professionell organisiert ist. Der erste Eindruck entsteht deshalb häufig online.
Eine aktuelle Website, authentische Einblicke in den Arbeitsalltag oder positive Bewertungen vermitteln nicht nur Informationen über die angebotenen Leistungen. Sie schaffen Vertrauen und zeigen, dass hinter der handwerklichen Qualität auch ein gut geführter Betrieb steht. Gerade in Zeiten, in denen Kunden schnelle Reaktionszeiten erwarten und qualifizierte Fachkräfte die Wahl zwischen mehreren Arbeitgebern haben, kann dieser Eindruck entscheidend sein. „Viele Handwerksbetriebe leisten hervorragende Arbeit. Sie zeigen sie nur nicht. Wer intern gut organisiert ist und das auch nach außen sichtbar macht, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil“, sagt Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH.
Fazit: Digitalisierung ist kein Technikprojekt, sondern ein unternehmerischer Entwicklungsschritt
Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele digitale Werkzeuge einzuführen. Entscheidend ist, einen Betrieb aufzubauen, der auch mit wachsender Größe zuverlässig funktioniert, Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt und sich nicht mehr auf das Wissen oder die ständige Verfügbarkeit einer einzigen Person verlassen muss. Genau darin liegt der eigentliche Wert der Digitalisierung: Sie schafft die Grundlage für stabile Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und ein Unternehmen, das langfristig leistungsfähig und zukunftsfähig bleibt.
„Ein Unternehmen ist dann wirklich gut aufgestellt, wenn es nicht vom ständigen Einsatz seines Inhabers lebt, sondern von klaren Strukturen und einem Team, das eigenverantwortlich handeln kann. Genau dabei begleiten wir Handwerksunternehmer – Schritt für Schritt und immer mit dem Ziel, ihren Betrieb nachhaltig für die Zukunft aufzustellen“, fasst Liborio Manciavillano zusammen.
Sie möchten den Schritt vom täglichen Feuerlöschen hin zu einem Betrieb schaffen, der auch ohne Ihre ständige Anwesenheit verlässlich funktioniert? Dann melden Sie sich jetzt bei Liborio Manciavillano von der HWS Handwerks-Schmiede GmbH und erfahren Sie, wie klare Strukturen und praxistaugliche digitale Prozesse Ihren Arbeitsalltag nachhaltig entlasten können!
Pressekontakt:
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Ruben Schäfer
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