Die Bundesagentur als Vorreiter für die papierlose Verwaltung
Nürnberg (ots)
Die Bundesagentur für Arbeit (BA) startete am 6. Juni mit einem Pilotprojekt die Einführung der elektronischen Akte (eAkte). Damit ebnet die BA den Weg zum schnelleren Austausch von Dokumenten, Daten und Informationen zwischen den Dienststellen und ihren Kunden. Die BA möchte damit langfristig die Verwaltung schlanker gestalten und Kosten einsparen. Die Aktenmengen allein im Bereich SGBIII (Arbeitslosenversicherung) könnten einen riesigen Papierberg bilden: etwa 22,2 Millionen Kundenakten liegen in den Arbeitsagenturen, täglich werden Ihnen etwa 260.000 neue Dokumente zugefügt. Bei den Familienkassen sind es 13,2 Millionen Akten mit etwa 140.000 neuen Dokumenten täglich. Ein Teil dieser Papiermengen sollen nun digitalisiert und damit virtuell zugänglich gemacht werden "Man kann sich vorstellen, dass z.B. die Lagerung von so vielen Dokumenten Zeit kostet", sagt Raimund Becker, Vorstandsmitglied der BA. "Außerdem müssen Papierakten oft verschiedenen Sachbearbeitern zur Verfügung stehen und dazu aufwendig versendet werden. Und genau hier können wir mit der eAkte einen Hebel ansetzen, um Abläufe besser, effizienter und kostengünstiger zu gestalten." Der neue technische Prozess besteht aus zwei wesentlichen Teilen. Zuerst erfolgt die Digitalisierung des BA-Schriftgutes (DiBAS). Das heißt, die Akten werden in ein elektronisches Dokument eingelesen. Dabei wird die eingehende Tagespost mit BA-eigenen Referenzdaten verglichen und dem richtigen Kunden zugeordnet. Hier arbeitet die BA mit der Deutschen Post AG zusammen. In einem zweiten Schritt werden die virtuellen Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführt. Das DMS stellt die Dokumente und Akten in elektronischer Form zur Verfügung und ordnet die Schriftstücke den zuständigen Mitarbeiterinnen z.B. in den Arbeitsagenturen zu. In einem Langzeitarchiv werden Dokumente gerichtsverwertbar, revisionssicher und langfristig verkehrsfähig gespeichert. Das Projekt zur eAkte startet zunächst in Agenturen, Familienkassen und Servicecentern im Sachsen-Anhalt und Thüringen und ist auf sechs Monate angelegt. Danach erstellt das Projektteam einen Erfahrungsbericht. Auf dieser Basis entscheiden Verwaltungsrat und Vorstand der BA über den bundesweiten Einsatz der eAkte.
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