Digitale Akten auf Wachstumskurs: 30 Prozent Plus beim Dokumentenmanagement
Hamburg (ots)
Das Dokumentenmanagement wird mit jährlichen Wachstumsraten von 30 Prozent zum Schlüssel für E-Commerce, Vertrieb und Kundenbetreuung sowie für das Knowledge Management, prognostiziert die Mummert + Partner Unternehmensberatung. Rund 500 Millionen Seiten Papier werden Tag für Tag in deutschen Büros produziert. Experten schätzen, dass Führungskräfte pro Jahr mehr als 150 Stunden mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Kundenorientierung und immer kürzere Produktzyklen zwingen jedoch zu schnellen Entscheidungen. Informationen müssen sofort verfügbar sein. Abhilfe schaffen Dokumentenmanagementsysteme. Durch sie stehen Informationen, die früher erst nach Stunden auftauchten, innerhalb von Sekunden zur Verfügung.
Vor allem Banken greifen auf die digitalen Archivsysteme zurück. Seit einigen Monaten führt eine deutsche Großbank die weltweit größte Erfassungsaktion von Papierdokumenten durch. Bankangestellte durchforsten so jeden Monat 75.000 Akten, insgesamt 40 Millionen Seiten Papier. Sie werden von einem geeigneten externen Dienstleister aufbereitet und eingescannt. Schnellstmöglich sollen die Kontounterlagen in Dateien umgewandelt und in ein Archiv integriert sein. Alle Dokumente im Privatkundengeschäft stehen dann als elektronische Kundenakten online für Recherchen zur Verfügung. Dieser enorme Aufwand - Kostenpunkt ein zweistelliger Millionenbetrag - amortisiert sich in weniger als zwei Jahren, berechneten die im Projekt tätigen Mummert + Partner-Experten. Ab Sommer 2000 folgt die Archivierung der Dokumente aus dem Tagesgeschäft der Bank.
Allerdings ersetzen auch modernste Dokumentenmanagementsysteme nicht völlig die Zettelwirtschaft in den Büros. Im Gegenteil: Der Papierverbrauch steigt in Deutschland jedes Jahr um 20 Prozent. Routineprozesse werden aber in Zukunft über den Bildschirm abgewickelt - das papierlose Büro wird es nicht geben. Ziel des Dokumentenmanagements ist es nicht, Papier abzuschaffen, sondern Informationen zu kanalisieren und schnell verfügbar zu machen.
Das Dokumentenmanagement hält Einzug in alle Unternehmensbereiche: Rechnungen werden elektronisch in der Poststelle erfasst und digital durch das Unternehmen geschickt, Briefe weitergeleitet, Werbung landet direkt im Papierkorb. Alle Papiere sind auch von den Heimarbeitsplätzen auf dem Bildschirm verfügbar. Grundlage sind die Erfassung aller Daten in elektronischen Archiven und der standardisierte Zugriff über Indizes oder Volltextsuche. Aktuell zu bearbeitende Texte werden in lokalen Archiven gespeichert, unternehmensrelevante Daten in Zentralarchiven. Ein Zugriff darauf ist direkt aus den Softwareanwendungen der Benutzer möglich. Dokumentenmanagement bedeutet mehr als nur die elektronische Verwaltung von Schriftstücken. Dokumentenmanagement ist der Ausgangspunkt für das Erschließen des Wissens, das die Mitarbeiter für Entscheidungen benötigen. Über das klassische Archiv hinaus wird der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen zunehmend zum Erfolgsfaktor in den Bereichen E-Commerce, Customer Relationship Management und Knowledge Management, die auf einer konsolidierten und integrierten Informationsbasis aufbauen.
Dokumentenmanagementlösungen sind fester Bestandteil der allgemeinen IT geworden. Mit Wachstumsraten von bis zu 30 Prozent rechnen die Experten von Mummert + Partner. Bis jetzt nutzen erst 20 Prozent aller SAP-Kunden elektronische Archive. Dabei werden die Anforderungen immer höher - neue Dokumentenformate und das Internet verändern das Dokumentenmanagement. Die Anzahl der digital hergestellten Dokumente wächst. Ob Dateien, Listen, Sprache, Videos oder MP3-Files - Dokumente können neben Texten beliebige Inhalte transportieren. Durch die Manipulationsmöglichkeit von Daten ergeben sich hohe Anforderungen an die elektronischen Dokumente. Sie müssen genau die Zusammensetzung, die Form und den Inhalt wiedergeben, die sie zum Zeitpunkt der Erstellung hatten.
Für Rückfragen steht Ihnen gerne zur Verfügung: Mummert + Partner Unternehmensberatung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit Jörg Forthmann Tel.: 040/227 03-396.
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