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Digitale Akten auf Wachstumskurs: 30 Prozent Plus beim Dokumentenmanagement

    Hamburg (ots) - Das Dokumentenmanagement wird mit jährlichen
Wachstumsraten von 30 Prozent zum Schlüssel für E-Commerce, Vertrieb
und Kundenbetreuung sowie für das Knowledge Management,
prognostiziert die Mummert + Partner Unternehmensberatung. Rund 500
Millionen Seiten Papier werden Tag für Tag in deutschen Büros
produziert. Experten schätzen, dass Führungskräfte pro Jahr mehr als
150 Stunden mit der Suche nach Dokumenten verbringen.
Kundenorientierung und immer kürzere Produktzyklen zwingen jedoch zu
schnellen Entscheidungen. Informationen müssen sofort verfügbar sein.
Abhilfe schaffen Dokumentenmanagementsysteme. Durch sie stehen
Informationen, die früher erst nach Stunden auftauchten, innerhalb
von Sekunden zur Verfügung.
    
    Vor allem Banken greifen auf die digitalen Archivsysteme zurück.
Seit einigen Monaten führt eine deutsche Großbank die weltweit größte
Erfassungsaktion von Papierdokumenten durch. Bankangestellte
durchforsten so jeden Monat 75.000 Akten, insgesamt 40 Millionen
Seiten Papier. Sie werden von einem geeigneten externen Dienstleister
aufbereitet und eingescannt. Schnellstmöglich sollen die
Kontounterlagen in Dateien umgewandelt und in ein Archiv integriert
sein. Alle Dokumente im Privatkundengeschäft stehen dann als
elektronische Kundenakten online für Recherchen zur Verfügung. Dieser
enorme Aufwand - Kostenpunkt ein zweistelliger Millionenbetrag -
amortisiert sich in weniger als zwei Jahren, berechneten die im
Projekt tätigen Mummert + Partner-Experten. Ab Sommer 2000 folgt die
Archivierung der Dokumente aus dem Tagesgeschäft der Bank.
    
    Allerdings ersetzen auch modernste Dokumentenmanagementsysteme
nicht völlig die Zettelwirtschaft in den Büros. Im Gegenteil: Der
Papierverbrauch steigt in Deutschland jedes Jahr um 20 Prozent.
Routineprozesse werden aber in Zukunft über den Bildschirm
abgewickelt - das papierlose Büro wird es nicht geben. Ziel des
Dokumentenmanagements ist es nicht, Papier abzuschaffen, sondern
Informationen zu kanalisieren und schnell verfügbar zu machen.
    
    Das Dokumentenmanagement hält Einzug in alle Unternehmensbereiche:
Rechnungen werden elektronisch in der Poststelle erfasst und digital
durch das Unternehmen geschickt, Briefe weitergeleitet, Werbung
landet direkt im Papierkorb. Alle Papiere sind auch von den
Heimarbeitsplätzen auf dem Bildschirm verfügbar. Grundlage sind die
Erfassung aller Daten in elektronischen Archiven und der
standardisierte Zugriff über Indizes oder Volltextsuche. Aktuell zu
bearbeitende Texte werden in lokalen Archiven gespeichert,
unternehmensrelevante Daten in Zentralarchiven. Ein Zugriff darauf
ist direkt aus den Softwareanwendungen der Benutzer möglich.
    Dokumentenmanagement bedeutet mehr als nur die elektronische
Verwaltung von Schriftstücken. Dokumentenmanagement ist der
Ausgangspunkt für das Erschließen des Wissens, das die Mitarbeiter
für Entscheidungen benötigen. Über das klassische Archiv hinaus wird
der Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen zunehmend zum
Erfolgsfaktor in den Bereichen E-Commerce, Customer Relationship
Management und Knowledge Management, die auf einer konsolidierten und
integrierten Informationsbasis aufbauen.
    
    Dokumentenmanagementlösungen sind fester Bestandteil der
allgemeinen IT geworden. Mit Wachstumsraten von bis zu 30 Prozent
rechnen die Experten von Mummert + Partner. Bis jetzt nutzen erst 20
Prozent aller SAP-Kunden elektronische Archive. Dabei werden die
Anforderungen immer höher - neue Dokumentenformate und das Internet
verändern das Dokumentenmanagement. Die Anzahl der digital
hergestellten Dokumente wächst. Ob Dateien, Listen, Sprache, Videos
oder MP3-Files - Dokumente können neben Texten beliebige Inhalte
transportieren. Durch die Manipulationsmöglichkeit von Daten ergeben
sich hohe Anforderungen an die elektronischen Dokumente. Sie müssen
genau die Zusammensetzung, die Form und den Inhalt wiedergeben, die
sie zum Zeitpunkt der Erstellung hatten.
    
ots Originaltext: Mummert + Partner Unternehmensberatung
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Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Jörg Forthmann
Tel.: 040/227 03-396.

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