18.07.2025 – 08:11

news aktuell GmbH

Interne Kommunikation: Erst Zuhören, dann Senden

Interne Kommunikation wird oft an ihren Mitteln gemessen: E-Mail versendet, Intranet-Beitrag veröffentlicht, Town Hall veranstaltet. Haken dran. Und trotzdem: Die Botschaften kommen nicht an, sie motivieren nicht, sie verankern sich nicht, geschweige denn, dass sie weitergetragen werden. Vielleicht liegt das daran, dass Kommunikation nicht dort beginnt, wo wir oftmals ansetzen – beim Schreiben, Lesen, Sprechen. Sondern dort, wo wir uns zu selten aufhalten: beim Zuhören. Wie muss interne Kommunikation aufgesetzt sein, damit sie auch wirklich bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ankommt?

Inhalt

• Herausforderungen interner Kommunikation
• Warum so oft an den Mitarbeitern vorbei kommuniziert wird
• Funktion und Bedeutung von Zuhören
• Wie gelingt Zuhören in der internen Kommunikation?

Das Wichtigste im Überblick:

• Zuhören ist keine Kür, sondern Voraussetzung: Wer in der internen Kommunikation nur sendet, aber nicht versteht, worauf es den Mitarbeitenden ankommt, läuft ins Leere.
• Anschlussfähigkeit schlägt Botschaft: Selbst gut formulierte Inhalte verpuffen, wenn sie nicht zur Realität, Sprache oder Stimmung der Zielgruppe passen.
• Zuhören braucht Struktur, Haltung und Methoden: Explorative Gespräche, Rückkanäle und Multiplikatoren sind zentrale Werkzeuge, um echte Perspektiven sichtbar zu machen.

Interne Kommunikation steht unter Druck

In vielen Unternehmen wird aktuell so viel kommuniziert wie nie zuvor. Neue Strategien, Change-Prozesse, Personalwechsel, Tools, Veranstaltungen, Projektfortschritte – kaum ein Tag vergeht, ohne dass ein Intranet-Beitrag geplant, eine E-Mail geschrieben, ein Meeting vorbereitet oder ein Channel bespielt wird. Gleichzeit erleben wir in der internen Kommunikation eine gewisse Ratlosigkeit: Warum verpufft so viel davon? Warum fühlen sich Mitarbeitende schlecht abgeholt? Warum bleiben zentrale Botschaften blass oder ungehört – trotz professioneller Aufbereitung und sichtbarer Präsenz?

Interne Kommunikation steht unter einem wachsenden Erwartungsdruck: Sie soll informieren, motivieren, Orientierung geben, Sinn stiften. Gleichzeitig wird der Rahmen dafür komplexer: Teams arbeiten dezentral und oft asynchron, viele Unternehmen setzen inzwischen auf hybride Modelle. Es gibt zu viele Kommunikationskanäle (Slack, Zoom, Teams, Mails, Intranet, usw.) – mit der Folge, dass nicht mehr jede Info gelesen oder gar erinnert wird. Informelle Gespräche auf dem Flur, spontanes Feedback in der Kaffeeküche, nonverbale Zwischentöne – all das fällt zudem oft weg oder wird durch digitale Formate nur unzureichend ersetzt.

Die Folge: Kommunikation wird zwar planbarer, aber auch distanzierter. Inhalte werden produziert, laufen aber oft ins Leere. Besonders dann, wenn Kommunikation als reines Senden und „gut" Formulieren verstanden wird. Wer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich erreichen will, muss mehr tun: Verstehen, wie sie arbeiten, was sie beschäftigt, und welche Wirklichkeit sie gerade erleben.

Senden reicht nicht: Warum so oft an den Mitarbeitern vorbei kommuniziert wird

Viele interne PR-Maßnahmen orientieren sich vor allem an zwei Fragestellungen: „Was muss gesagt werden?“ und „Wie verpacken wir das?". Was dabei oft zu kurz kommt, ist die Frage: „Für wen eigentlich?"

Interne Kommunikation verfehlt ihr Ziel nicht, weil Inhalte oder Form falsch sind. Sondern weil diese nicht oder zu wenig anschlussfähig sind – also nicht an das anknüpfen, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktuell beschäftigt oder tatsächlich brauchen. Selbst eine gut gemachte Botschaft kann ins Leere laufen, wenn sie den falschen Ton trifft, zu einer unpassenden Zeit kommt, konkrete Bezüge zur Praxis fehlen oder die Mitarbeiter sich nicht mitgedacht fühlen.

All das passiert oft gar nicht aus Nachlässigkeit, sondern schlicht, weil nicht die Perspektive der Zielgruppe eingenommen wird. Um diese einzunehmen, muss man beobachten, fragen, ernst nehmen. Kurz gesagt: Es braucht echtes, aktives Zuhören – wie es auch in der externen Kommunikation essenziell ist.

Voraussetzung, nicht Kür: Funktion und Bedeutung von Zuhören

Interne Kommunikation sollte deshalb das Zuhören nicht nur als Nice-to-have, sondern vielmehr als strategisches Werkzeug sehen. Zuhören heißt: sich ein Bild machen vom Arbeitsalltag der anderen. Es heißt: Fragen stellen, in den Dialog treten, Kontext verstehen, Zwischentöne erkennen. Gerade in einer Arbeitswelt, in der immer weniger direkt gesprochen wird, wird dieses aktive Zuhören zur Schlüsselkompetenz.

Nur wer versteht, wie ein Team tickt, wie sich Führung anfühlt, welche Fragen sich Mitarbeitende gerade stellen – also wer sich ernsthaft in ihre Perspektive hineindenkt – kann Inhalte so gestalten, dass sie ankommen und im besten Fall sogar weitergetragen werden.

Wer zuhört, erfährt, welche Aspekte besonders hervorgehoben werden müssen, was unklar ist und welche Fragen noch offen sind. Wer zuhört, erkennt, wann und wie Informationen sinnvollerweise ankommen, z.B. ob es noch begleitende Dialogformate braucht oder welche Kanäle besser oder schlechter funktionieren. Wer zuhört, entwickelt ein Gespür dafür, in welcher Situation welche Tonalität angebracht ist.

Konkrete Umsetzung: Wie gelingt Zuhören in der internen Kommunikation?

Echtes Zuhören braucht demnach Zeit, Methoden – und vor allem Haltung: Wer wirklich verstehen will, muss bereit sein, Irritationen und Reibung zuzulassen.

Zuhören beginnt nicht am Ende einer Maßnahme, sondern am Anfang jeder Kommunikationsplanung: Was wissen wir über die Situation, die Perspektiven, die Fragen und Sorgen derer, die wir erreichen wollen? Wer diese Frage ernst nimmt, geht ins Gespräch oder hört genau hin, wo es bereits stattfindet.

In der Praxis kann Zuhören unterschiedliche Formen annehmen:

• Exploratives Zuhören: Abteilungsübergreifend, bewusst offen gehalten – nicht zur Abfrage von Meinungen, sondern zur Erkundung von Wirklichkeiten und Stimmungen.
• Beobachtendes Zuhören: Wer aufmerksam durch interne Chats, Meetings oder Workshops geht, erkennt schnell, was mitschwingt – auch wenn es nicht explizit gesagt wird.
• Zuhören durch Rückkanäle: Kommentare im Intranet, Q&A-Formate, Umfragen oder moderierte Dialogrunden schaffen Raum für Rückmeldungen.
• Zuhören durch Multiplikatorinnen und Multiplikatoren: Führungskräfte, Teamleitungen, HR-Kolleginnen – sie sind näher dran an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als die interne Kommunikation. Sie können wertvolle Perspektiven spiegeln. Wichtig: Nicht nur nach Sachständen fragen, sondern auch nach Stimmungen.

Zuhören gelingt nicht nebenbei. Es braucht:

• Rituale: Regelmäßige, geplante Gesprächsanlässe mit klarer Erwartung, dass unterschiedliche Perspektiven geteilt werden dürfen und sollen.
• Offenheit: Die Bereitschaft, auch Unangenehmes zu hören, Widersprüche auszuhalten, Kritik nicht reflexhaft zu entkräften.
• Übersetzungskompetenz: Was gesagt wird, ist nicht immer das, was gemeint ist. Zuhören bedeutet auch, Zwischentöne zu verstehen – und sie für die Kommunikation zu berücksichtigen.

Fazit: Gerade in unserer hybriden Arbeitswelt mit dezentralen Teams sowie einem zunehmenden Workload reicht es nicht, sich auf spontane Rückmeldungen zu verlassen. Hier muss Zuhören systematisiert werden: mit Zeit, Strukturen und vor allem Haltung, die sich durch die gesamte Kommunikation zieht.

Diese Haltung basiert auf dem Grundverständnis erfolgreicher Kommunikation: nicht nur senden, sondern mitdenken. Nicht nur informieren, sondern verstehen. Nicht nur antworten, sondern fragen und zuhören. Wer das verinnerlicht, schreibt auch anders: Klarer, relevanter, zugänglicher, glaubwürdiger. Und damit letztlich wirkungsvoller.

Im news aktuell-Blog dreht sich alles um die Themen, die uns in der Kommunikationsbranche bewegen: Kommunikation, Pressearbeit sowie aktuelle Trends und Insights zu PR, Journalismus und Medien. In Best Practices und How-Tos teilen unsere Expertinnen und Experten ihr Wissen rund um den Arbeitsalltag von PR-Profis und geben ganz praktische Tipps, wie man alle relevanten Zielgruppen erreicht und maximale Reichweite und Sichtbarkeit erzielt.