Leuchtturmprojekt bei der Digitalisierung von Ausländerakten
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Leuchtturmprojekt bei der Digitalisierung von Ausländerakten
Als Partner der ekom21 hat LORENZ Orga-Systeme GmbH im Jahr 2020 in einem groß angelegten Projekt im Ausländeramt Offenbach ein umfangreiches Papierarchiv abgelöst – Aktendigitalisierung mittlerweile im laufenden Betrieb
Frankfurt, 4. Juni 2025. Die ekom21 bietet Kommunalverwaltungen in Hessen seit einigen Jahren die Lösung „Aktendigitalisierung“ an. Kommunen müssen sich dabei nicht selbst um die aufwändige Ausschreibung kümmern. Ausführender Partner ist seit Anbeginn die LORENZ Orga-Systeme GmbH. Als eine der ersten Verwaltungen hat das Ausländeramt der Stadt Offenbach den Service genutzt. Deren Bestandspapierarchiv wurde erfolgreich von LORENZ digitalisiert; mittlerweile ist man in den laufenden Betrieb übergegangen.
Den kaufmännischen und vertraglichen Part übernimmt bei der Aktendigitalisierung die ekom21, während die Projektleitung – stets im Zusammenspiel mit einem ausgewählten und renommierten Scandienstleister – komplett von LORENZ übernommen wird. Zuvor mussten die Beschäftigten des Ausländeramtes Tag für Tag mit Tausenden von Papierdokumenten unterschiedlichsten Alters, Formats und Inhalts hantieren. Hinter ihren Schreibtischen standen die Aktenschränke, aus denen ihnen das Papier beim Öffnen der Tür seitenweise entgegenquoll; über 20.000 Akten mit über drei Millionen Blatt. Lange Suchzeiten, fehlende Transparenz und umständliche Prozesse sind die Begleiterscheinungen solch papierbasierten Arbeitens.
Vor diesem Hintergrund erarbeitete LORENZ ein Konzept, wie das Amt am schnellsten und effizientesten vom Papier hin zur digitalen Akte kommt, integriert in das eingesetzte Fachverfahren. Eine nicht eben kleine Hürde, die in der Stadt Offenbach erstmals erfolgreich genommen und von LORENZ in den Folgejahren in weiteren Ämtern wiederholt wurde. Zudem erhalten Kommunen sämtliche Leistungen zum Festpreis und gewinnen somit maximale Planbarkeit und Sicherheit. Dabei ist jederzeit die Unabhängigkeit von nur einem Scandienstleister sichergestellt. Diese können bedarfsweise parallel eingesetzt oder zur Laufzeit ausgetauscht werden, sofern es das Projekt erfordert. Während der kompletten Projektlaufzeit ermöglicht das Tracking-System von LORENZ eine lückenlose Überwachung des komplexen Prozesses.
Unterjähriges Scannen als Folgeprojekt
Clemens Mickler, Leiter des Ausländeramtes in Offenbach: „Innerhalb eines halben Jahres waren alle Papiere gescannt und wir konnten das Projekt Bestandsaktendigitalisierung abschließen – eine beeindruckend kurze Laufzeit angesichts dieses Volumens.“ Nach Abschluss des Initialprojektes war die Zusammenarbeit indes nicht beendet, vielmehr setzt sie sich bis heute fort. Hintergrund:
Trotz des inzwischen recht hohen Digitalisierungsgrades gibt es noch immer Ausländerämter, die papierbasiert arbeiten. Wechselt nun ein ausländischer Staatsangehöriger von einer Kommune nach Offenbach, übermittelt das Herkunftsamt die Papierakten, die wiederum gescannt werden müssen. In regelmäßigen Abständen lässt das Ausländeramt diese Unterlagen daher abholen und digitalisieren. So können sie anschließend der elektronischen Akte zugefügt werden bzw. eine solche kann neu eingerichtet werden.
LORENZ Orga-Systeme GmbH Julia Ringleb Eschborner Landstraße 75 60489 Frankfurt am Main tel. 069 78 991-154 fax 069 78 991-110 Julia.Ringleb@lorenz-orga.de www.lorenz-orga.de