Umfassende Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfung wichtig
Köln (ots)
Bei einer Betriebsprüfung spielt das Thema Verfahrensdokumentation eine immer größere Rolle. Betriebsprüfer sind dabei auf der Suche nach formellen Fehlern.
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, gelten seit dem 1. Januar 2017 uneingeschränkt. Kleinbetriebe oder mittelständische Unternehmen sind davon ebenso betroffen wie Konzerne. Ein zentraler Bestandteil ist die Verfahrensdokumentation, die die elektronischen Aufzeichnungen nachvollziehbar dokumentieren, damit z.B. ein Betriebsprüfer die Vorgänge nachprüfen kann, erklärt die Wirtschaftskanzlei GRP Rainer Rechtsanwälte.
Die GoBD stellt nicht nur die Unternehmen vor neue Herausforderungen in der digitalen Buchhaltung, sondern auch die korrekte Verfahrensdokumentation spielt bei einer Betriebsprüfung eine zunehmend größere Rolle. Wie sich zeigt, suchen Betriebsprüfer verstärkt nach formellen Mängeln. Ein formeller Mangel liegt vor, wenn eine unzureichende oder fehlende Verfahrensdokumentation die Nachprüfbarkeit beeinträchtigt. Das kann zur Verwerfung der Buchführung und zu Steuerschätzungen führen.
Für die Betriebsprüfer stellt dies eine Erleichterung dar. Formelle Fehler lassen sich leichter nachweisen als materielle Fehler. Dass Unternehmen dies nicht unterschätzen sollten, zeigt ein Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29. März 2017 (Az.: 7 K 3675/13). Der Kläger betrieb zwei Friseursalons. Die Bareinnahmen wurden über eine PC-gestützte Kassensoftware ermittelt, die auch über weitere Funktionen wie Kundenkartei oder Terminverwaltung verfügt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung erkannte der Betriebsprüfer verschiedene materielle Fehler wie nicht nummerierte Kassenberichte, fehlende Gutscheine oder fehlende Rechnungsnummern. Außerdem wurde ein formeller Fehler bemängelt, nämlich fehlende Protokolle über die Einrichtung und Programmierung des Kassensystems. Unterm Strich führte dies dazu, dass das Finanzamt erhebliche Hinzuschätzungen zu den Umsätzen und Gewinnen vornahm.
Das Finanzgericht kürzte zwar die Hinzuschätzungen, hielt das Kassensystem aber für nachträglich manipulierbar. Das Fehlen der Programmierprotokolle stelle einen gewichtigen formellen Mangel dar, der zumindest bei bargeldintensiven Betrieben Hinzuschätzungen rechtfertige, so das FG.
Auch wenn es hier um ein Kassensystem ging, lässt sich das Urteil auf weitere digitale Systeme erweitern. Das Urteil zeigt zudem, dass der Steuerpflichtige beweisen muss, dass er sein System nicht manipuliert hat. Unternehmen sollten daher großen Wert auf eine umfassende Verfahrensdokumentation legen.
Im Steuerrecht erfahrene Rechtsanwälte sind kompetente Ansprechpartner bei Fragen zur Verfahrensdokumentation und Betriebsprüfungen.
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