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Tipps für rechtssicheren Rechnungsversand per E-Mail

Bonn (ots)

Durch den Versand von Rechnungen per E-Mail anstatt per Post können Unternehmen signifikante Kosteneinsparungen realisieren. Kosten für Porto, Druck und Verpackung entfallen. Seit mittlerweile über 2 Jahren ist der digitale Rechnungsversand nun auch ohne qualifizierte Signatur möglich, was einiges stark vereinfacht hat. Trotzdem wählen viele Unternehmen noch immer den kostspieligen und langsamen Versand per Post, teils auch aus Unsicherheit. Wir stellen die Anforderungen an den Rechnungsversand per E-Mail daher noch einmal vor.

Rechnungen sind sensible Dokumente, die leider auch immer wieder von Betrügern missbraucht werden. Ein regelmäßiger Blick in den SPAM-Ordner genügt, um zu erkennen, wie - mehr oder weniger professionell - versucht wird, Nutzer mit gefälschten Zahlungsaufforderungen auszutricksen. Um mehr Sicherheit für Nutzer zu schaffen, müssen Versender digitaler Rechnungen daher gewisse Sicherheitsstandards erfüllen. Ursprünglich mussten Rechnungs-E-Mails mit digitalen Signaturen versehen werden. Seit dem 01. Juli 2011 ist eine digitale Signatur nicht mehr notwendig, wenn auch aus unserer Sicht weiterhin empfehlenswert. Es gibt jedoch in jedem Fall einige Anforderungen zu erfüllen.

1. Der Rechnungsempfänger muss dem Empfang der elektronischen Rechnung zustimmen

Nach § 14 Abs. 1 S. 7 UStG muss ein Empfänger zustimmen, bevor ihm eine Rechnung per E-Mail elektronisch zugestellt werden darf. Dieser Punkt klingt jedoch schärfer, als er ausgelegt wird. Im Gegensatz zu Newslettern und Marketing E-Mails ist es nicht notwendig, die explizite Zustimmung des Empfängers einzuholen. Stattdessen kann die Einwilligung in den elektronischen Rechnungsversand über die AGBs eingeholt werden. Doch nicht einmal dies ist zwingend erforderlich. Es reicht auch die sog. "stillschweigende Billigung durch tatsächliche Übung", das heisst, wenn der Nutzer die Rechnung bezahlt, gilt dies als ausreichende Zustimmung. Falls Sie eine Rechnungs-E-Mail jedoch zusätzlich mit werblichen Informationen - z.B. Cross- und Upselling Angebote - anreichern wollen, ist ggf. eine explizite Einwilligung des Empfängers notwendig. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Checkliste: 23 Fragen zu E-Mail Marketing und Recht unter http://www.artegic.de/email-und-recht

2. Die Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden

Es sind prinzipiell verschiedene Formate denkbar, in denen eine Rechnung übermittelt werden kann. Auch Sicherheitsgründen sollten Sie jedoch unveränderbare Formate wählen - keine Word-Dateien. Das gängigste und praktikabelste Format ist .pdf. Die Rechnung muss dabei nicht zwangsläufig als Anhang versendet werden. Ein Link zu einem Download ist ebenfalls möglich. Gemäß UStG § 14b sind digitale Rechnungen aber in jedem Fall zehn Jahre durch den Versender zu archivieren. Zur Erfüllung dieser Anforderung empfehlen sich moderne E-Mail Marketing Technologien wie ELAINE FIVE, die gleichzeitig auch eine gesicherte, protokollierte Zustellung garantieren.

3. Die Echtheit der Herkunft muss garantiert sein

Nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG müssen die Herkunft der Rechnung, das heisst die Identität des Rechnungsausstellers und die Unversehrheit sowie Lesbarkeit ihres Inhalts garantiert werden. Um dies gewährleisten zu können ist, ausser der nicht mehr zwingend notwendigen digitalen Signatur, ein sog. "innerbetriebliches Kontrollverfahren" notwendig. Wie dieses auszusehen hat, ist nicht konkret festgelegt, jedoch muss ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistungserbringung geschaffen werden. Sie müssen in jedem Fall prüfen, ob die auf der Rechung ausgewiesene Leistung auch tatsächlich erbracht wurde. Für die Annahme der inhaltlichen Unversehrtheit genügt es, wenn die inhaltlich und formal korrekt ist. WICHTIG: Für elektronische Rechnungen gelten die gleichen Pflichtangaben wie für Rechnungen in Papierform auch. Die Lesbarkeit ist ebenfalls einfach zu garantieren. Der Inhalt der Rechnung muss von einem Menschen erfasst und verstanden werden können (kein Code, der nur von Maschinen lesbar ist).

Die Einrichtung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens ist zwar ausreichend, um die rechtlichen Anforderungen an den Rechnungsversand zu erfüllen. Wir empfehlen jedoch, trotzdem eine digitale Signatur einzusetzen, um maximale Sicherheit für Versender und Empfänger zu garantieren.

Pressekontakt:

artegic AG
Zanderstraße 7
53177 Bonn

Herr Sebastian Pieper

Tel: +49(0)228 22 77 97-0
Fax: +49(0)228 22 77 97-900
pr@artegic.de
http://www.artegic.de
twitter: twitter.com/artegic

artegic AG - Know-how und Technologie für Online CRM
Die artegic AG unterstützt Unternehmen beim Aufbau von loyalen und
profitablen B-to-B- und B-to-C-Kundenbeziehungen über Online-Kanäle.
Das Leistungsportfolio umfasst strategische Beratung, Technologien
und Business-Services für Online CRM und Dialogmarketing per E-Mail,
RSS, Mobile und Social Media.

Mit der Online CRM Technologie ELAINE FIVE bietet artegic eine
leistungsfähige und einzigartige Lösung für die übergreifende
Durchführung von Kampagnen sowie die Marketing-Automatisierung auf
Basis von selbst schärfenden analytischen Kundenprofilen. Für die
richtungweisende Umsetzung datenschutzrechtlicher Anforderungen wurde
die artegic 2012 mit dem eco Internet Award ausgezeichnet.

International werden jeden Monat über die ELAINE FIVE Technologie
rund 1,4 Mrd. E-Mails, SMS und Social Media Messages versandt.
artegic greift dabei als assoziiertes Unternehmen auf das Know-how
der Fraunhofer Gesellschaft zurück sowie auf die Expertise aus
langjährigen Best-Practices mit namhaften Kunden wie RTL, PAYBACK,
Web.de, REWE, maxdome, Hyundai sowie den Bundesministerien der
Finanzen und der Justiz.

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internationalen Standard für IT- und Datensicherheit ISO/IEC 27001
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