All Stories
Follow
Subscribe to IDG ChannelPartner

IDG ChannelPartner

ComputerPartner: Archivierungspflicht im Geschäftsverkehr gilt auch für E-Mails

München (ots)

Für die Online-Kommunikation gelten die gleichen
Vorschriften wie für die Briefpost / Alle Dokumente rund um Aufträge 
und Rechnungen müssen aufbewahrt werden / Die Archivierungsfrist 
beträgt sechs Jahre /  Ein Verstoß gegen die Vorschriften kann 
strafrechtliche Folgen haben
München, 16. Februar 2006 - Laut Gesetzgeber sind Einzelkaufleute 
sowie Personenhandels- und Kapitalgesellschaften verpflichtet, eine 
Kopie der abgesandten sowie empfangene Handelsbriefe aufzubewahren. 
Was allerdings nur wenige wissen: Diese Archivierungspflicht gilt 
nicht nur für Briefpost und Telefax-Nachrichten, sondern auch für 
Online-Kommunikation. Deshalb warnt der Rechtsanwalt Thomas Feil in 
der aktuellen Ausgabe (07/2006) der Handelszeitschrift 
ComputerPartner: "Eine nachlässige oder fehlende Archivierung von 
E-Mails im Geschäftsverkehr kann für Unternehmer rechtliche 
Konsequenzen haben."
Als Handelsbriefe gelten sämtliche Schriftstücke, die ein 
Handelsgeschäft betreffen. Dazu zählen unter anderem Aufträge, 
Auftragsbestätigungen, Verträge, Rechnungen, Reklamationen und 
Zahlungsbelege. Die Aufbewahrungsfrist beträgt sechs Jahre und 
beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Handelsbriefe 
abgesandt beziehungsweise empfangen wurden, erläutert der 
Hannoveraner Rechtsanwalt in der Handelszeitschrift. Für die 
Online-Kommunikation, die auch im Geschäftsverkehr täglich an 
Bedeutung gewinnt, heißt dies in der Praxis: Unternehmer sind nicht 
nur verpflichtet, dafür sorgen, dass die entsprechenden E-Mails 
archiviert werden. Darüber hinaus müssen sie auch sicherstellen, dass
innerhalb der Frist die entsprechenden Programme vorhanden sind, die 
ein Lesen der Dokumente ermöglichen.
Lässt ein Unternehmer die Frage der Archivierung außer Acht, 
stellt dies einen Verstoß der Buchführungs- und 
Aufzeichnungspflichten dar. Unter Umständen kann eine fehlende 
Archivierung der entsprechenden E-Mails aber auch strafrechtliche 
Konsequenzen nach sich ziehen, so Feil in der ComputerPartner. 
Beispielsweise kommt eine Verletzung der Aufbewahrungspflicht als 
Steuerhinterziehung (§ 370 Abgabenordnung) oder als leichtfertige 
Steuerverkürzung (§ 378 AO) in Betracht. Ein weiterer rechtlicher 
Aspekt ist die Frage der persönlichen Haftung von Vorständen oder 
Geschäftsführern, wenn diese eine Organisation der 
E-Mail-Archivierung unterlassen oder nur unvollständig vornehmen.
Für Rückfragen:
Marzena Fiok, Chefreporterin ComputerPartner,
Tel. 089/ 360 08-361, Fax 089/ 360 86-389

Original content of: IDG ChannelPartner, transmitted by news aktuell

More stories: IDG ChannelPartner
More stories: IDG ChannelPartner