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08.04.2020 – 15:58

Roy Schulz GmbH

Verbesserte Beschaffungsprozesse im Büro

Während jedes Unternehmen unterschiedliche Ziele verfolgt, sind sie in elementaren Bereichen vereint. Insbesondere, wenn es um die Wirtschaftlichkeit des Tagesbetriebs im Büro geht. Einer dieser Bereiche umfasst die größtmögliche Kostensenkung bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung und Aufrechterhaltung – oder sogar Verbesserung – der Qualität. Ein häufig übersehenes Sparpotenzial eröffnet sich in den betriebsinternen Beschaffungsprozessen. So ist der Einkauf von Bürobedarf ein entscheidender Kostenfaktor, der sich nicht nur aus den Warenpreisen im Handel, sondern auch aus den damit verbundenen Bestellvorgängen zusammensetzt. Je schlanker, integrierter und optimierter der Beschaffungsprozess ist, desto niedriger ist der Gesamtaufwand.

Zeitliche und personelle Kapazitäten schaffen

Ein Büro kann nur dann effizient sein, wenn die dazu notwendigen Mittel gegeben sind. Dazu zählen auch Büroartikel wie Kopierpapier, Schreibgeräte, Druckerzubehör und Briefumschläge. Bei der unstrukturierten Beschaffung von Bürobedarf steht dem relativ geringen Einkaufsvolumen ein hoher Zeitaufwand gegenüber. Von der Anbietersuche über den Preisvergleich bis hin zum Bestellvorgang: Oftmals übersteigen die Prozesskosten den eigentlichen Materialpreis mehrfach. Dementsprechend ist der vermeidbare Einsatz von qualifiziertem Personal ein grundlegender Optimierungsfaktor in der des Beschaffungsprozesses.

Unabhängig davon, ob der Einkauf zentral oder dezentral geregelt ist, ermöglicht die Schaffung zeitlicher sowie personeller Kapazitäten neue Handlungsspielräume, welche sich wiederum in der Prozesskostenreduzierung widerspiegeln. Hier kommt es auf eine detaillierte Bestandsaufnahme an, um Verbesserungspotenziale in der Beschaffungsstruktur zu ergreifen. Spezialisierte Unternehmen wie die Roy Schulz GmbH aus Berlin unterstützen Betriebe aller Größen und Branchen dabei, den Status Quo zu analysieren und passgenaue Maßnahmen abzuleiten. In der Praxis eröffnet sich eine Bandbreite an vernetzten, digitalen Lösungen, die sich generell unter dem E-Procurement zusammenfassen lassen.

E-Procurement vom Berliner Großhandel für Bürobedarf

Die elektronische Beschaffung – im Fachjargon auch als E-Procurement bekannt – ist die operative Grundlage in der Prozesskostenoptimierung. In das ERP-System integriert, wird der gesamte Einkauf einheitlich und transparent über eine Software geregelt. Damit stellt es eine moderne Alternative zu aufwändigen und papierbasierten Abläufen dar. Bei der barrierefreien Implementierung ist die Abstimmung auf die Einkaufsmethodik sowie die Unternehmensbedürfnisse essenziell. Im gleichen Zug muss ein reibungsloser Datenaustausch zwischen dem Unternehmen, den firmeninternen Datenbanken sowie dem Anbieter gewährleistet sein. Deshalb bietet die Roy Schulz GmbH aus Berlin als Großhandel für Bürobedarf bedarfsgerechte E-Procurement-Lösungen aus einer Hand an.

Die größten Vorteile des E-Procurements liegen in seiner einfachen Bedienbarkeit, der Automatisierung von Prozessen sowie der orts- und zeitunabhängigen Beschaffung. Zunächst wird geklärt, ob das System über interne oder externe Lösungen und Beschaffungsplattformen integriert wird. Nach der Verknüpfung der digitalen Schnittstellen, der Katalogbereitstellung und der abschließenden Implementierung werden bestimmten Mitarbeitern, beispielsweise in der zentralen Einkaufsabteilung, Administrations- und Zugriffsrechte zugewiesen, die sie zu den gewünschten Handlungen berechtigen. Sämtliche Vorgänge sind einsehbar und miteinander verzahnt, sodass auch die Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung noch effizienter gestaltet werden können. Dank der materiellen, zeitlichen und personellen Ersparnisse bei der Beschaffung von Bürobedarf weist sich ein E-Procurement-System als schnell amortisierende Investition aus.

Roy Schulz GmbH
Nunsdorfer Ring 16
12277 Berlin 
Tel.: 030 723750
Fax: 030 72375299
E-Mail: presse@royschulz.de
Webseite: https://www.royschulz.de