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26.02.2020 – 12:20

Roy Schulz GmbH

Prozess- und Beschaffungsoptimierung im Büro

Prozess- und Beschaffungsoptimierung im Büro
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Die firmeninterne Wirtschaftlichkeit und Prozesseffizienz sind zwei Ziele, die Unternehmen aller Branchen teilen. Gerade im Tagesbetrieb im Büro eröffnen sich zahlreiche Möglichkeiten, bestehende Strukturen noch besser auszuarbeiten. Eine dieser Strukturen ist die Beschaffung von Bürobedarf. In vielen Fällen lassen sich hier neue Potenziale für die Kostensenkung und Effizienzerhöhung erschließen. Unabhängig von den vorherrschenden Sortimentspreisen im Handel, kann dank einer umfassenden Prozessoptimierung eine zielführende und langfristige Kostenreduzierung erreicht werden. Die Lösung liegt in einem digitalen Beschaffungsprozess, mit dem sowohl mehr Transparenz in den einzelnen Bestellvorgängen als auch ein verbessertes Zeitmanagement ermöglicht wird.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Ob in ländlichen Regionen oder Großstädten wie Berlin: Eine der wichtigsten materiellen Grundlagen im täglichen Betrieb ist der Bürobedarf. Seien es Aktenordner, Kugelschreiber, Notizblöcke oder andere Artikel: Um eine durchgehende Effizienz zu gewährleisten, müssen die notwendigen Mittel zu jederzeit verfügbar sein. In Betrieben, in denen eine ungeregelte Beschaffung mit mehreren Freigabestufen vorliegt, steht dem vergleichsweise geringen Einkaufsvolumen ein übermäßiger Zeitaufwand gegenüber. Nicht selten übersteigen die Prozesskosten den Preis der bestellten Artikel um ein Vielfaches, da qualifizierte Fachkräfte ihre Zeit in unnötig langwierige Aufgaben investieren müssen. Hier gilt es, neue Freiräume durch eine Optimierung der Beschaffungsprozesse zu schaffen.

Genau wie jedes Unternehmen unterschiedlich ist, gibt es auch unterschiedliche Einkaufsstrategien. Bei der Prozessoptimierung ist es unerheblich, ob der Einkauf zentral, dezentral oder auf andere Art und Weise geregelt ist. Jedes System eignet sich dazu, durch die Schaffung personeller sowie zeitlicher Kapazitäten verbessert zu werden. Mit dem Ziel, die bestmögliche Senkung der damit verbundenen Prozesskosten zu bewirken. Das E-Procurement - zu Deutsch auch elektronische Beschaffung genannt - hat sich in der Praxis als besonders flexible und vernetzte Lösung etabliert. Auf B2B-Bedürfnisse spezialisierte Unternehmen wie die Roy Schulz GmbH aus Berlin, Großhandel für Bürobedarf, helfen Firmen jeder Größe dabei, die momentane Situation zu analysieren und passgenaue Lösungen im E-Procurement abzuleiten.

Lösungen vom Großhandel für Bürobedarf

In der Prozesskostenoptimierung ist das E-Procurement das systematische, digitale Fundament. Indem es mit allen relevanten Schnittstellen im Unternehmen verknüpft wird, können sämtliche Abläufe einheitlich und überschaubar geregelt werden. Dahingehend bietet sich ein E-Procurement-System als weniger zeit-, material- und personalaufwändige Option zu klassischen Beschaffungsprozessen an. Damit das System sein volles Potenzial entfalten kann, müssen nicht nur die betriebsinternen Beschaffungsstrukturen berücksichtigt werden, sondern auch der Datenaustausch zwischen den Datenbanken sowie den Bürobedarf-Anbietern gewährleistet sein.

Von der Analyse über die Implementierung bis zum Management eröffnet sich eine große ebenso wie lohnende Herausforderung, bei der die Roy Schulz GmbH aus Berlin professionelle Hilfestellungen bietet. Zusammenfassend liegen die größten Vorteile der elektronischen Beschaffung in der leichten Bedienbarkeit, Zeit- und Ortsunabhängigkeit, Prozessautomatisierung und optimierten Buchhaltung und Rechnungsverarbeitung. Das wirtschaftliche Resultat geht in einer zukunftsorientierten Investition auf, die den Beschaffungsprozess verschlankt, ihn dadurch erleichtert und sich dank der langfristigen Kostenreduktion von selbst amortisiert.

Roy Schulz GmbH
Nunsdorfer Ring 16
12277 Berlin 
Tel.: 030 723750
Fax: 030 72375299
E-Mail: presse@royschulz.de
Webseite: https://www.royschulz.de