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Elektronische Akte in der Kreisverwaltung Mainz-Bingen

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Elektronische Akte in der Kreisverwaltung Mainz-Bingen

Für die Kreisverwaltung Mainz-Bingen, die größte ihrer Art in Rheinland-Pfalz, ist die eAkte ein Basiselement für die Digitalisierung. Sie basiert auf dem Gesamtsystem für DMS, Workflow und Archiv von Lorenz Orga. Seit seiner Einführung schreitet der Ausbau abteilungsweise rasch voran.

„Wir hatten schon zuvor eine Art E-Akten-System, das jedoch nur klassisch als Archiv zum Einsatz kam“, erzählt Maria Veltjens aus dem Fachbereich Zentrale Dienste/Controlling/Organisation der Kreisverwaltung Mainz-Bingen. Nur einzelne Fachbereiche, in denen eine gewisse technische Affinität vorhanden war, nutzten es. Der Gedanke des DMS-Projektes in Mainz-Bingen: Jeder einzelne soll mit der E-Akte arbeiten, die damit zum Herzstück der Verwaltung wird, in dem alle Daten abgelegt sind. Und zwar nicht nur solche aus einzelnen Fachverfahren, sondern auch die allgemeine Schriftgutverwaltung soll sich in der E-Akte widerspiegeln.

Empfehlung der KommWis

Die Kreisverwaltung folgte bei ihrer Produktentscheidung einer Empfehlung der KommWis GmbH, eines Tochterunternehmens der kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz. Diese hatte sich nach einer Ausschreibung 2017 für die Produkte von Lorenz Orga als Basis für die landesweite kommunale eAkte und dms/vbs-Lösung entschieden. Das Organisationsteam in Mainz-Bingen verwirklichte ein Stufenmodell, um in kurzer Zeit so viele Beschäftigte wie möglich mit den Grundfunktionen der E-Akte arbeiten lassen zu können.

Papierbasierte Umlaufakte wird abgeschafft

Basierend auf der E-Akte setzt die Kreisverwaltung Mainz-Bingen auch elektronische Workflows auf. Begonnen wurde mit der elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung über den „FlowManager Invoice“ von Lorenz Orga. Durch die sich automatisiert an den Rechnungsworkflow anschließende revisionssichere kaufmännische Belegablage in der 2Charta Beleg eAkte ist dies ein wichtiger Baustein in der übergeordneten Digitalisierungsstrategie des Kreisverwaltung. Die Rechnungseingangsverarbeitung ist tief in das Finanzwesen mpsNF integriert und interagiert mit dessen Auftragswesen. In mpsNF werden Aufträge zu den Bestellungen erfasst, erhalten eine Auftragsnummer und werden an die Kontierung angehängt. Trifft die auf der Bestellung basierende Rechnung ein, findet durch das Auslesen der Auftragsnummer ein Abgleich zwischen Auftrag und Rechnung statt – für die Kreisverwaltung ein probates Werkzeug zur Mittelkontrolle.

Abseits von den Rechnungen sollen die Workflows von Lorenz Orga in Mainz-Bingen die herkömmliche papierbasierte Umlaufakte nach und nach ersetzen. Das gleiche gilt für das Vertragswesen und die normale tägliche Eingangspost. Sie wird künftig in der Poststelle zentral gescannt und über die E-Akte an die jeweils Verantwortlichen per Workflow weitergeleitet.

Eigens geschultes Personal garantiert Projekterfolg

Die Kreisverwaltung hat sich von Anbeginn an ernsthaft um das Thema gekümmert. In Mainz-Bingen weiß man: Nebenbei lassen sich solche Vorhaben nicht stemmen, weswegen eine Kommune eigens dafür geschultes Personal bereitstellen sollte. So wurde vorab ein Digitalisierungsteam gegründet, das die Schulungen, die Erarbeitung des Aktenplans und den Rollout betreute. Zwei Vollzeitstellen kümmert sich ausschließlich um den Roll-out der E-Akte, ein technischer Ansprechpartner hält engen Kontakt zu Lorenz Orga. Bis Ende 2022 soll die neue Akteninfrastruktur vollständig eingeführt sein, dann werden alle 800 PC-Arbeitsplätze der insgesamt 1.400 Beschäftigten der Kreisverwaltung mit der E-Akte von Lorenz Orga ausgestattet sein und produktiv arbeiten.

LORENZ Orga-Systeme GmbH
Christian Koch
Eschborner Landstraße 75
60489 Frankfurt am Main
tel. 069 78 991-900
fax 069 78 991-110 info@lorenz-orga.de
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