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Home-Office im Jobcenter mit digitaler Akte von LORENZ Orga

Home-Office im Jobcenter mit digitaler Akte von LORENZ Orga
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Home-Office im Jobcenter mit digitaler Akte von LORENZ Orga

2020 fand im Jobcenter des Landkreises Mayen-Koblenz die Umstellung auf elektronisches Dokumentenmanagement mit der 2Charta Sozial eAkte statt.

Corona war im Jobcenter des Landkreises Mayen-Koblenz ein starker Beschleuniger beim Vorantreiben der Digitalisierung via Dokumentenmanagement und elektronischer Akte. Zum Einsatz kommt dabei die 2Charta Sozial eAkte von LORENZ Orga in Verbindung mit OPEN/PROSOZ. Liegen Dokumente zu Antragsverfahren elektronisch vor und können vom Home-Office aus per Mausklick im Sozialfachverfahren aufgerufen werden, dann kann die Fallbearbeitung genauso schnell weitergeführt werden, als säßen die Kolleg*innen in ihren Büros. Der Einführung der E-Akte sollen weitere Bausteine im Rahmen der Digitalisierungsoffensive des Jobcenters wie ein Bürgerportal folgen.

Landeslösung gibt Planungssicherheit

Bei der Produktwahl folgte das Jobcenter der Empfehlung der Kreisverwaltung Mayen Koblenz – ebenfalls ein Kunde, der die Lösung 2Charta ECM Office ÖV für die digitale Schriftgutverwaltung einsetzt. Das Tochterunternehmen der kommunalen Spitzenverbände in Rheinland-Pfalz, die KommWis GmbH, hatte sich nach einer Ausschreibung 2017 für die Produkte von LORENZ Orga als Basis für die landesweite kommunale eAkte und dms/vbs-Lösung entschieden.

Pia Koll, Digitalisierungsbeauftragte im Jobcenter: „Dies ersparte uns eine eigene Ausschreibung. Wir haben mit der Entscheidung für die Landeslösung außerdem Planungssicherheit, was etwa die Bereitstellung weiterer Schnittstellen angeht.“ KommWis ist somit Vertragspartner, die konkrete Durchführung des Projekt übernahm das Jobcenter gemeinsam mit der IT und der Koordinierungsstelle Digitalisierung aus dem Kreishaus. LORENZ Orga installierte das System, unterstützt durch kreiseigene Administratoren. „Die Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister war sehr flexibel“, so Pia Koll, „es wurde uns freigestellt, ob wir das Projekt angesichts Corona online weiter durchführen oder erst einmal pausieren wollen.“

Die technische Implementierung sowie weitere Schulungstermine fanden dann digital statt, stufenweise wurden die Arbeitsplätze aller Angestellten mit der eAkten-Funktionalität ausgestattet. Sehr eng arbeitete das Projektteam des Jobcenters während der gesamten Umstellung mit der Abteilung Zentrale Steuerung (IT und Koordinierungsstelle Digitalisierung) der Kreisverwaltung zusammen. Inzwischen arbeiten rund 170 Verwaltungskräfte in der Leistungssachbearbeitung und im Fallmanagement mit der Akte, wahlweise im Büro oder bei sich zuhause am mobilen Arbeitsplatz.

LORENZ Orga-Systeme GmbH

Die LORENZ Orga-Systeme GmbH bietet praxisgerechte Lösungen auf den Gebieten Archivierung, Dokumenten-Management und Workflow. Das Unternehmen verfügt über 40 Jahre Erfahrung auf dem Sektor Bürokommunikation. Die Kunden reichen vom mittelständischen Unternehmen über öffentliche Verwaltungen und Banken bis zu Großunternehmen. Zum Produktportfolio gehören maßgeschneiderte Archivierungs-, Dokumenten-Management- und Workflow-Projekte auf Basis von 2Charta, „Ready-to-Use“ Lösungen für die verwaltungsübergreifende Dokumentenablage via Aktenplan, Bürokommunikationslösungen für alle Bereiche der Wirtschaft und Speziallösungen für Dokumenten-Management und Vorgangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung – z.B. KFZ-Zulassungsstellen, Baugenehmigung, Einwohnerwesen, Finanzwesen usw.

LORENZ Orga-Systeme GmbH
Christian Koch
Eschborner Landstraße 75
60489 Frankfurt am Main
tel. 069 78 991-900
fax 069 78 991-110 info@lorenz-orga.de
www.lorenz-orga.de
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