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Digitalisierung von Prüfungsakten - Hochschulen zwischen Stauraum sparen und elektronischer Aktenführung

Digitalisierung von Prüfungsakten - Hochschulen zwischen Stauraum sparen und elektronischer Aktenführung / Weiterer Text über ots und www.presseportal.de/nr/125866 / Die Verwendung dieses Bildes ist für redaktionelle Zwecke honorarfrei. Veröffentlichung bitte unter Quellenangabe: "obs/INFOSOFT AG/Claudia Drecksträter"

Hamburg (ots) - Die Hochschulen müssen ihre Prüfungsakten viele Jahre aufbewahren. Das erfordert viel Stauraum. Zugleich bemühen sich die öffentlichen Verwaltungen seit Jahren darum, die elektronische Aktenführung zu realisieren. So liegt es nahe, die Prüfungsakten zu digitalisieren und den Bedarf an Stauraum erheblich zu reduzieren. Daraus ergeben sich rechtliche und technische, aber auch konzeptionelle Herausforderungen.

Bologna und die Vermehrung der Prüfungsakten. Mit der Umstellung auf das studienbegleitende Prüfen hat sich die Zahl an Prüfungen vervielfacht. So ist aus dem früheren Leistungsnachweis je eine Modulprüfung geworden - nicht selten fünf pro Semester pro Student(in), also leicht dreißig Prüfungen pro Studienfall oder mehr. Hinzu kommt, dass nun aus jedem Studienfall praktisch bereits im ersten Semester eine Prüfungsakte wird - und nicht wie früher erst bei der Anmeldung zum Examen. In der Prüfungsakte sammeln sich im Laufe des Studiums alle papierenen Dokumente wie Anmeldeformulare, Erklärungen, Atteste, am Ende auch die Zeugnisse inklusive entsprechender Begleitunterlagen sowie die Prüfungsarbeit - so dass eine Akte zwischen drei und fünf cm dicke leicht gewinnen kann. Bei einer Hochschule mit 20.000 Studierenden und rund 2.500 Abschlussprüfungen im Jahr kämen damit schnell 75 bis 125 Meter Regalplatz per anno zusammen. Kein Wunder, dass vor diesem Hintergrund in vielen Hochschulen der Stauraum für die Prüfungsakten und die Abschlussarbeiten knapp wird. Ganz abgesehen von der Schwierigkeit, eine sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung über Jahre zu garantieren.

Warum und wie lange aufbewahren? Die Pflicht zur Aufbewahrung von Prüfungsakten ergibt sich grundsätzlich aus der allgemeinen Dokumentationspflicht von Behörden. Sie wird aus dem Rechtsstaatsprinzip (Art. 20 Abs. 3 GG) abgeleitet und gilt auch für staatliche Hochschulen, da sie Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen und deshalb als Behörden gelten (§ 1 Abs. 4 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG)). Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich auch aus dem Recht auf Akteneinsicht, welches sich u.a. aus § 29 VwVfG ergibt und in den entsprechenden Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder geregelt wird. In einigen Bundesländern sind zudem die Aufbewahrungspflichten in eigenen Verordnungen geregelt, wie z.B. in Richtlinien und Erlassen der Wissenschaftsministerien. Diesen Vorgaben folgend legen die Hochschulen die Aufbewahrungspflichten und -fristen dann in eigenen Satzungen und Ordnungen fest. Dabei können die Aufbewahrungsfristen teilweise sehr lang sein. So sehen Hochschulen für die Aufbewahrung von Prüfungsakten nicht selten dreißig oder fünfzig Jahre vor, weil sie zum Beispiel in der Lage sein wollen, auch dann noch Auskünfte etwa zur Klärung von Rentenfragen zu geben. An dieser Stelle sei erwähnt, dass eine dauerhafte, also zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung durch die aktenführende Stelle aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt ist. Vielmehr müssen die Hochschulen nach dem Ablaufen der Aufbewahrungsfrist die Akten aussondern und gemäß Archivgesetz den Hochschularchiven anbieten (sogenannte "Anbietungspflicht"). Diese entscheiden dann gemäß ihren eigenen Satzungen, welche Akten bzw. Teile von Akten sie als "archivwürdig" übernehmen und dauerhaft archivieren wollen - etwa aus einem übergeordneten historischen Interesse. Die übrigen Akten sind zu vernichten.

Lebenszyklus der Prüfungsakte. Grundsätzlich kann man den Lebenszyklus einer Prüfungsakte in folgende Phasen unterteilen: 1. Phase der Aktenführung (bis zur Prüfung), 2. Phase der Aufbewahrung - im Falle digitaler Akten spricht man von Langzeitspeicherung (bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist), 3. Phase der Aussonderung und Anbietung an das Archiv. Die Verantwortung für alle drei Phasen liegt bei der Hochschule. Mit Abschluss der Phase 3 geht die Verantwortung für das übernommene Schriftgut an das zuständige Archiv über (das mitunter auch zur Hochschule gehört, aber anderen Regeln folgt). Fazit - Was ist also zu tun? Wenn Hochschulen sich mit der Digitalisierung von Prüfungsakten beschäftigen wollen, sollten sie zunächst klären, was genau das Ziel ist, die leitende Idee. Zu klären ist auch, ob und wann eine Digitalisierung der Prüfungsakten bei gleichzeitiger Vernichtung der Papierakten erfolgen soll. Dann sollten die Hochschulen für sich klären, welche rechtlichen Rahmenbedingungen zu erfüllen sind und wie genau die gegenwärtige Praxis in den Prüfungsämtern und Fachbereichen aussieht. Die Hochschulen sollten ihre Vision für die Digitalisierung in ein Konzept übersetzen, in dem alle relevanten Prozesse der Studien- und Prüfungsverwaltung idealerweise von der Entstehung bis zur Anbietung der Akten an das Archiv und der Aktenvernichtung bzw. Übergabe an das Archiv berücksichtigt werden. Dabei sollten sie ihre konkreten Anforderungen an eine geeignete Systemlösung definieren. Dann erst sollten sie das Projekt konkret planen und mit einem Umsetzungszeitplan inklusive Zeitachsen und Zuständigkeiten versehen.

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