Pressemitteilung

Organisationen in Gesundheitswesen, Erziehung und Finanzdienstleistungen riskieren Verstöße gegen Dokumentenregelungen

2011-09-07 10:06:44

London (ots/PRNewswire) - Organisationen der Bereiche Gesundheitswesen, Erziehung und Finanzdienstleistungen riskieren zunehmend, geschäftskritische Dokumente zu verlieren oder nicht konform mit grundlegenden Überwachungsrichtlinien zu sein - so lauten die neuesten Ergebnisse des Ricoh Process Efficiency Index [http://www.ricoh-europe.com/thoughtleadership]. Diese Studie wurde von Coleman Parkes Research anhand von Interviews mit 458 höheren Führungskräften aus ganz Europa aus sechs verschiedenen vertikalen Branchen durchgeführt. Sie zeigt auf, dass 31 Prozent aller europäischen Organisationen weiterhin wichtige Dokumente verlieren und 24 Prozent keine Belegsammlungen organisiert haben, um die Bewegungen geschäftskritischer Information zu verfolgen oder zu überwachen.

"Die Herausforderungen, die sich dem zukünftigen Arbeitsplatz stellen - darunter die Globalisierung und demographische Veränderungen - schüren den Informationsüberfluss. Bis zum Jahre 2020 rechnet man damit, dass der Umfang von digitalen Informationen um das 30-fache und der Aktenumfang um das 60-fache anwachsen wird [1]. Dieses Konzept, genannt 'Big Data', kombiniert mit einer veränderten Arbeitsplatzkultur bedeutet, dass effektives Informationsmanagement [http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/managing-costs-document-pr ocesses-europe ] und Compliance mit Richtlinien des Dokumentenmanagements für Organisationen in allen vertikalen Märkten von erheblicher Bedeutung sind", sagte Carsten Bruhn, Executive Vice President bei Ricoh Europe. Er fuhr fort: "Die Ergebnisse deuten jedoch darauf hin, dass viele europäische Organisationen ihre Prozesse für geschäftskritische Dokumente noch immer nicht effizient verwalten, womit sie der Zukunft unvorbereitet gegenüber treten."

Die Studie zeigte, dass selbst die am strengsten überwachten Branchen Risiken ausgesetzt sind. Ein CIO im Gesundheitswesen meinte dazu: "Wir arbeiten intensiv mit der FDA (US-amerikanische Arzneimittelzulassungsbehörde) sowie der EMA (Europäische Arzneimittelagentur) zusammen. Alle Informationen in unserem Unternehmen müssen hundertprozentig geschützt sein - sonst gäbe es grosse Probleme mit der Gültigkeit unserer Daten." Die Studie zeigte dennoch, dass knapp ein Drittel (29 Prozent) der Organisationen im Gesundheitswesen kein Verfahren für Belegsammlungen (Audit-Trails) zu ihren geschäftskritischen Dokumentationen einsetzen.

Ein CIO aus der Finanzdienstleistungsbranche drückte sich bezüglich der Möglichkeit, geschäftskritische Informationen sicher und schnell abzurufen, folgendermassen aus: "... aufgrund der enormen Flut von Dokumenten ist es zuweilen tatsächlich schwierig, die benötigten Informationen auch wirklich zu finden - das ist ein grosses Problem für uns." Die Daten weisen auf einen ähnlichen Trend hin, denn weniger als die Hälfte der europäischen Finanzdienstleister (gerade einmal 45 Prozent) konnte bestätigen, Audit-Trails für vertrauliche geschäftskritische Dokumente durchführen zu können, und 20 Prozent der Organisationen der Finanzdienstleistungsbranche gaben an, überhaupt kein entsprechendes Verfahren eingeführt zu haben. Diese Zahlen sind sehr erheblich und beeinflussen direkt die Konformität mit dem Sarbanes-Oxley-Gesetz, nach dem Organisationen gewährleisten müssen, dass geschäftskritische Dokumente nicht verändert, vernichtet oder verlegt werden.

Noch besorgniserregender ist die Tatsache, dass bei 31 Prozent aller europäischen Unternehmen noch immer wichtige Dokumente verloren gehen können. Organisationen im Erziehungsbereich gehen mit 38 Prozent am stärksten das Risiko ein, geschäftskritische Informationen gelegentlich zu verlegen oder zu verlieren, im Vergleich zu 14 Prozent im Bereich Recht. Mehr als die Hälfte aller Unternehmen (52 Prozent) gab erhebliche Verzögerungen bei der Erledigung von Geschäftsvorfällen als wichtigste Auswirkung an. Andere Auswirkungen [http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/document-processes-have-fa r-reaching-impacts ] reichten von Rufschädigung und unbezahlten Rechnungen, Verlust geschäftskritischer Information und Nicht-Konformität bis hin zur Unzufriedenheit der Kunden.

Bruhn fügte hinzu: "Zu einem Zeitpunkt, zu dem alle vertikalen Sektoren ihre allgemeine betriebliche Effizienz verbessern müssen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit im globalen Markt zu wahren, zeigt diese Studie, dass sich viele unnötig zusätzlichen Risiken aussetzen."

"Während CIOs ihre geschäftskritischen Verfahren überarbeiten und die 'Big Data'-Methode innerhalb ihrer Organisation anwenden, benötigen sie auch die Unterstützung des COO und CEO, um die notwendigen Veränderungen im Arbeitsalltag und bei den Dokumentierungsverfahren zu bewirken. Dann können sie mit dem richtigen Geschäftspartner eine komplett durchdachte Optimierungsstrategie umsetzen, die Betriebskosten senkt, die Zusammenarbeit und Effektivität aller Mitarbeiter stärkt und Compliance mit Dokumentenregelungen in ihren jeweiligen vertikalen Märkten gewährleistet."

Lesen Sie die gesamte Studie unter: http://www.ricoh-europe.com/thoughtleadership

Über Ricoh

Ricoh Company Ltd. (Ricoh Company) ist ein Unternehmen der Fortune Global 500, das sich auf Technologien und Dienstleistungen spezialisiert hat, die volumenstarke, dokumentenintensive Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Dies wird durch die Kompetenzen von Ricoh erzielt, zu denen Managed Document Services, Produktionsdruck, Office-Lösungen und IT-Services zählen.

In Zusammenarbeit mit Ricoh erzielen unsere Kunden eine klare Prozessoptimierung, effizientere und profitablere Abläufe und einen intensiveren Wissens- und Informationsaustausch über alle Geschäftsbereiche hinweg. Ricoh beschäftigt 109.014 Mitarbeiter weltweit und ist in Europa, Amerika, Asien-Pazifik, China und Japan tätig.

Die Ricoh Europe Holdings Plc ist eine Kapitalgesellschaft und der Hauptgeschäftssitz der Ricoh Company in der EMEA-Region mit Zweigstellen in London in Grossbritannien und in Amstelveen in den Niederlanden. Im Geschäftsjahr zum 31. März 2011 erzielten die Betriebe von Ricoh in der EMEA-Region einen Umsatz von 413,9 Milliarden Yen (ca. 4,99 Milliarden USD). Im Geschäftsjahr zum 31. März 2011 erreichten Ricohs weltweite Verkaufserlöse insgesamt 1.942 Milliarden Yen (ca. $23,4 Milliarden).

Über den Ricoh Process Efficiency Index

Der Ricoh Process Efficiency Index wurde von dem unabhängigen Marktforschungsunternehmen Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh Europe [http://www.ricoh-europe.com] durchgeführt. Befragt wurden wichtige Entscheidungsträger, die in ihren jeweiligen Organisationen für das Management geschäftskritischer Dokumente verantwortlich und in den folgenden Bereichen beschäftigt sind: Finanzdienstleistungen/Wirtschaftsprüfung, Vertrieb, HR/Lohnbuchhaltung, Kunden-/Klienteninformationen, Recht, Lagerhaltung und Lieferkettenmanagement. Insgesamt wurden 458 Telefoninterviews mit grossen Organisationen (mehr als 1.000 Mitarbeiter) geführt, welche ihren Hauptsitz in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, Skandinavien (Schweden, Finnland, Norwegen und Dänemark), Spanien, der Schweiz oder im Vereinigten Königreich haben. Alle Organisationen sind in den Bereichen Erziehung, Recht, Versorgung, Gesundheitswesen, Fertigung oder Finanzdienstleistungen tätig. Darüber hinaus erläuterten Europas CIOs ihre geschäftskritischen Dokumentierungsverfahren in einer Fülle qualitativer Interviews.

1. IDC Managed Print and Document Services for Controlling Today's and Tomorrow's Information Costs - Januar 2011 - http://www.r icoh-europe.com/services-solutions/knowledge-base/white-papers-resear ch/managed-print-and-document-services/index.aspx

Pressekontakt:

Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte: Ricoh Europe
PLC, Janice Gibson, Tel: +44(0)20-7465-1153, E-Mail:
press@ricoh-europe.com, Homepage: http://www.ricoh-europe.com und
registrieren Sie sich beim Ricoh Medienzentrum unter:
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